Faire passer le Ministère de la Justice de “l’ère papier” à “l’ère numérique”. C’est le projet ambitieux lancé en 2018 au Québec. Cette transformation majeure, étalée sur plusieurs années, nécessite une collaboration entre de nombreuses personnes. Comment y arriver avec succès ?

Pour en parler, 3 membres de la Direction Générale du Ministère de la Justice du Québec (MJQ) qui collaborent ensemble à ce challenge :

• Valérie Roy-Perreault, Directrice générale de la gouvernance, de la coordination des investissements et de la cybersécurité
• Nicolas Charlebois, Directeur général associé des solutions d’affaires et de transformation
• Gaëtan Rancourt, Directeur général des services centralisés, des solutions d’affaires et de la transformation. Il assure la direction du projet.

Une mission, plusieurs projets, de nombreuses cibles

Non négociable, la date du 31 mars 2023 est celle où tout le processus judiciaire du Québec sera numérisé. Un fameux projet ! En réalité, il s’agit bien plus qu’un projet : c’est un programme multi-projets.

Ce programme, baptisé Lexius, regroupe 8 projets. Pourquoi 8 ? Tout simplement pour pouvoir avancer en parallèle sur 8 grands processus identifiés.

Quant aux cibles, elles sont nombreuses : les collaborateurs et les collaboratrices de la Justice, les avocates et avocats, mais surtout les citoyens, les citoyennes. Ce seront eux et elles qui bénéficieront de procédures judiciaires plus rapides grâce aux nouvelles technologies.

Changements de processus, une priorité inchangée

Les changements envisagés ne sont pas des moindres. Pour une complète numérisation de la Justice, de nouveaux processus seront nécessaires pour, notamment :

• favoriser les communications entre les services de justice et les parties prenantes;
• mettre en place le distanciel, notamment pour les audiences. Il est à remarquer qu’un coup d’accélérateur a été mis sur ce processus suite à la crise COVID;
• permettre l’encaissement des frais et des jugements.

Pas un pan de la Justice ne sera épargné. Tout changera sauf… la priorité accordée à la confidentialité.

Gestion du changement : collaboration, communication

Une transformation numérique implique non seulement de nouvelles technologies, mais également la gestion de ce changement.

Or, on le sait, la gestion du changement prend du temps. Que faire quand le changement de culture prend plus de temps que l’introduction de nouvelles technologies ? On n’a pas le choix : on gère les 2 en même temps.

Ce n’est pas une mission impossible de traiter en parallèle les aspects technologiques et culturels. De fait, la réussite du changement dépend de l’importance accordée à l’implication des parties prenantes et à la communication. Comment y arriver ?

En favorisant :

• une structure de gouvernance la plus simple possible, afin de bénéficier d’une communication efficace et directe;
• des technologies offrant une certaine pérennité pour ne pas devoir changer trop vite;
• une culture de la collaboration et de la coopération entre toutes les parties.

Un équilibre dans la collaboration : 2 triangles d’or

En gestion de projet, on vous a parlé du triangle d’or d’un projet. Dans ce webinaire, nous avons fait connaissance avec le triangle du succès. Ses 3 angles sont formés de :

1. l’adaptation : la transformation demande une adaptation dans la façon de faire les choses;
2. la résilience : elle est indispensable pour bien (se)transformer;
3. l’état d’esprit positif (ou « mindset positif ») : la transformation exige la prise de décisions, parfois difficiles. Il est important de garder un esprit enthousiaste face à ces décisions et d’être là pour accompagner les parties prenantes.

De plus, la réussite d’un projet collaboratif nécessite d’être solidaire, d’avoir confiance, de pouvoir s’exprimer…

Une collaboration équilibrée repose aussi sur des ressources : le triangle des ressources formalise les 3 types de besoins. Les voici :

1. les compétences : la communication, le leadership, la gestion des ressources humaines, les compétences analytiques et techniques en font partie.
2. les connaissances : il s’agit des connaissances de la profession, du travail en lui-même.
3. les aptitudes : une bonne collaboration exige éthique, flexibilité, esprit d’équipe et… humour.

Le succès d’une transformation dépend également d’un équilibre entre 3 axes : la gouvernance, les technologies et les processus. Tous ces axes sont imbriqués. Des technologies de pointe coexistent avec des processus désuets ? Le projet sera ralenti. De nouveaux processus efficaces mais une gouvernance qui freine ? Rien n’avancera.

La pyramide de la transformation, chaque étage compte

Pour délivrer une solution de valeur, au sommet de la pyramide de la transformation, chacun des étages inférieurs doit être solide.

Une solution apportant une valeur ajoutée, telle une transformation numérique, ne sera possible que s’il y a eu :

1. une modification dans la façon de faire;
2. une ouverture au changement;
3. l’innovation, le droit à l’erreur, la confiance;
4. l’engagement de la hiérarchie;
5. l’appui des gestionnaires.

Vous l’avez remarqué ? Le mot « confiance » revient souvent.

Agilité et concession… à bon escient

Seule une méthode agile favorise le succès de la mise en place d’un tel programme. L’agilité est indispensable car la réalité nous rattrape.

On peut rencontrer des imprévus qui laissent alors moins de temps pour faire les choses. Si la date de fin ne peut pas reculer, comme c’est le cas pour la transformation du Ministère de la Justice du Québec, il faut être agile et inventif.

L’adaptation imposée par la crise de la COVID en est un exemple. La pandémie a nécessité un changement de priorité et de focus dans la numérisation. C’est ainsi que les parties prenantes au projet ont rapidement mis en place les audiences virtuelles durant l’été 2020.

Être agile nous amène parfois à devoir faire des concessions. Mais il est, dans tout projet, une ou des priorités intouchables. C’est ainsi que dans le programme de transformation de la Justice du Québec dans lequel aucune concession n’a été faite sur la confidentialité.

Apprendre du changement et changer sa façon d’apprendre

Toute transformation change notre façon de faire, mais pas à pas. De fait, à un moment peuvent coexister deux processus : l’ancien et le nouveau. Cette coexistence, quand elle a lieu, représente un fameux défi. Mais, il était clair que la Justice québécoise ne pouvait pas se permettre de cesser son activité pendant sa transformation.

D’ailleurs, comme le soulignent nos intervenantes et nos intervenants : ce que l’on apprend aujourd’hui, on doit parfois le désapprendre demain pour le réapprendre après-demain. D’ailleurs, on peut prendre pour exemple ce texte d’Alvin Toffler : « Les analphabètes du 21è siècle ne seront pas ceux qui ne peuvent ni lire ni écrire, mais plutôt ceux qui ne pourront pas apprendre, désapprendre et réapprendre »

Au 21è siècle, dans un contexte de changement constant, il est clair qu’il va falloir apprendre à… désapprendre.

Ce n’est pas nous, à l’EAP, qui dirons le contraire : nous développons chaque année de nouvelles formations et adaptons les plus anciennes. Car, tout bouge et nous apprenons sans cesse.

Alors, qu’allez-vous apprendre aujourd’hui ?

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