Mais concrètement, comment se déroule ce processus ? Nous avons posé la question à Charlotte Denis, cheffe de projet formation, et Olivier Lefebvre, logisticien.

Lors de la crise sanitaire, nous vous avions présenté comment créer une formation à distance. Aujourd’hui, nous vous invitons à découvrir l’envers du décor d’autres formats pédagogiques.

Une demande, une méthode, un binôme à la manœuvre

La majorité des formations proposées par l’EAP répondent à une demande explicite d’une administration : nouvelle obligation réglementaire, évolution d’un outil ou d’une méthode, réorganisation structurelle, etc. Toutefois, certaines formations émergent également de l’initiative de l’EAP, lorsque des besoins sont anticipés.

Pour structurer la conception de ces formations, nos équipes ont mis au point une méthode en quatre étapes, sous l’acronyme ADDIE : Analyse, Design, Développement, Implantation et Évaluation.

Étape 1 – L’analyse : clarifier et cibler le besoin

Tout projet débute par une phase d’analyse rigoureuse : la demande est-elle urgente ? L’EAP est-elle le bon interlocuteur pour traiter cette thématique ? Le besoin est-il transversal ou spécifique à un seul métier ? L’objectif est d’éviter de mobiliser des ressources sur un projet qui, in fine, manquerait de pertinence ou d’audience.

Étape 2 – Le design : concevoir une offre adaptée

La phase de design consiste à définir les grandes lignes pédagogiques de la formation. Elle dépend largement du type d’opérateur de formation choisi parmi ces trois catégories :

• un formateur ou une formatrice interne,
  
• un prestataire externe sélectionné via un marché public,
  
• un partenaire dans le cadre d’une convention de collaboration (IFAPME, Wallangues, Promotion Sociale, IWEPS, etc.).
  

Dans le cas d’un marché public, l’EAP, en concertation avec l’administration concernée, élabore un cahier spécial des charges. Le processus d’appel d’offres, qui peut s’étendre sur environ quatre mois, aboutit à la sélection d’un prestataire chargé de concevoir la formation en autonomie, selon les exigences définies. Les livrables sont systématiquement validés par l’EAP, garantissant ainsi une homogénéité pédagogique.

À l’inverse, lorsqu’une formation est confiée à un intervenant interne, la cheffe ou le chef de projet de l’EAP joue un rôle bien plus actif, accompagnant le formateur ou la formatrice dans la scénarisation pédagogique, la conception des supports et l’intégration des principes pédagogiques chers à l’EAP tels que la ludopédagogie, l’interactivité, le déroulé…

Étape 3 – Le développement : concrétisation du dispositif

Une fois la conception définie, place à la mise en œuvre : élaboration des supports pédagogiques, choix du format (présentiel, distanciel, hybride), sélection des lieux (Namur, Bruxelles, sites spécifiques), du local adapté (learning Lab, labo informatique ou autres).

C’est ici que le binôme formé par le ou la cheffe de projet et un membre de l’équipe logistique entre pleinement en action, assurant ensemble le suivi de la formation de sa conception à son déploiement.

Étape 4 – L’implantation : mise en œuvre progressive et contrôlée

Avant tout lancement officiel, une phase de test est systématiquement organisée. Elle permet de vérifier la cohérence du contenu, sa fluidité et sa pertinence. Ce test implique habituellement des membres de l’EAP ainsi que des représentants et représentantes des administrations. Si nécessaire, une nouvelle version est retravaillée et testée à nouveau, dans une logique d’amélioration continue.

Une fois la formation validée, le calendrier des sessions est établi, souvent à l’échelle d’un semestre ou d’une année. Le logisticien ou la logisticienne prend alors le relais pour assurer tous les aspects pratiques : réservation des locaux, diffusion des convocations, suivi des inscriptions via Syfadis, mise à disposition du matériel…

Comme nous vous le rappelons en temps voulu, deux fois par an, les agents et agentes peuvent s’inscrire directement à une formation, ou via leur hiérarchie. Ainsi, pour FoCoMan, la liste des personnes à former nous est fournie par les administrations.

Cette personne du service logistique intervient en amont (envoi des listes de présences) et en aval (réception et encodage des listes de présences dans SYFADIS, suivi des factures et des déclarations de créances avec les chefs/cheffes de projet). 

Étape 5 – L’évaluation, en vue de l’amélioration continue

À l’EAP, une formation ne s’achève pas après la dernière diapositive. Chaque session fait l’objet d’une évaluation systématique par les participant·es et les formateurs et formatrices. Les retours informels (mails, remarques spontanées, réclamations) sont également recueillis et analysés.

Ces éléments alimentent un processus d’amélioration continue, renforcé par le passage de chaque formation devant le collège scientifique, composé d’experts, de partenaires institutionnels (universitaires, membres du Forem…) garant de la qualité pédagogique.

Former, un acte exigeant et structuré

Former les 33 000 agents et agentes de la fonction publique, aux métiers et contextes très variés, suppose une grande rigueur méthodologique, de l’agilité, et une forte capacité d’adaptation. Il s’agit de composer avec des réalités de terrain diverses, tout en maintenant un haut niveau d’exigence.

Concevoir une formation ne peut donc se résumer à une simple adaptation de présentation. Il s’agit d’un processus structuré, collaboratif et qualitatif, qui s’étale sur plusieurs mois voire plus d’un an pour les formations stratégiques.

Un travail assuré par des équipes engagées, soucieuses de conjuguer exigence pédagogique, réactivité institutionnelle et faisabilité logistique.

Alors, si vous pensiez qu’une formation peut être conçue en deux semaines, nous espérons vous avoir convaincu·e du contraire.

Alors, qu’allez-vous apprendre aujourd’hui ?

Envie de participer à une formation EAP pour découvrir le résultat de ce travail ? Consultez l’offre de formation du semestre à venir.