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Mieux gérer ses e-mails et ses priorités, la clé pour gagner du temps

Mieux gérer ses e-mails et ses priorités, la clé pour gagner du temps

Mieux gérer ses e-mails et ses priorités, la clé pour gagner du temps

Qui ne rêve pas de gagner du temps ? C’est ce que propose notre nouvel e-learning. Vous apprendrez à booster votre organisation personnelle et professionnelle en gérant vos e-mails et vos priorités. Le tout en s’amusant grâce à la pédagogie MiRaGaMo. On vous explique tout.

Mais où passe notre temps ?

Connaissez-vous les ennemis de votre efficacité professionnelle ? Ils se nomment interruptions incessantes, peur de dire non, objectifs peu clairs, méconnaissance de notre propre fonctionnement… pour n’en citer que quelques-uns.

Pour savoir où passe votre temps, vous aurez besoin d’un diagnostic. Cette analyse vous permet d’identifier les situations et comportements récurrents qui impactent votre organisation.

Ensuite, si vous voulez que les choses changent, vous devez apprendre les comportements efficients à adopter pour une vie mieux organisée.

Bonne nouvelle : les spécialistes des neurosciences ont étudié le sujet. Leurs découvertes vous seront partagées dans le nouvel e-learning proposé par l’EAP. Il balaye deux sujets importants dans une recherche de gain de temps : savoir gérer ses e-mails et ses priorités.

Deux sujets-clés pour mieux gérer son temps au travail

Dans le cadre professionnel, deux sujets reviennent fréquemment lorsqu’il est question de sources de perte de temps. Il s’agit de la gestion des e-mails et la gestion des priorités. Autant s’y atteler !

De fait, mieux gérer ses e-mails représente un moyen de libérer du temps mais aussi d’alléger sa charge mentale.

Quant à la gestion des priorités, la voie royale pour garder la maîtrise de son temps, c’est de commencer par définir ses objectifs. À la clé, un gain de temps de plusieurs heures par mois.

Gérer ses e-mails : une boîte e-mail vide, le rêve !

Comment avoir une boîte de réception vide et libérer son mental voire éviter le stress numérique ? Une question qui intéresse beaucoup de personnes. Pour s’en rendre compte, lancez une recherche sur Google avec ces mots « gérer ses e-mails ». Vous verrez que cette requête génère 218.000.000 résultats (au moment de la rédaction de cet article). C’est dire s’il s’agit d’une préoccupation majeure.

Apprendre à gérer ses e-mails consiste à éviter la saturation de ses boîtes e-mail. N’oublions pas que nous avons, au minimum, deux boîtes e-mail : la boîte de réception et la boîte d’envoi.

Plusieurs actions peuvent prendre place pour endiguer le flux des e-mails entrants et sortants. Tout comme l’effet néfaste de ce flux sur notre efficacité. À commencer par se donner le droit à la déconnexion et éviter d’envoyer des e-mails inutiles.

De plus, et cet argument n’est pas des moindres : stocker trop d’e-mails pollue notre planète en plus de polluer notre cerveau !

Mieux gérer ses e-mails ? 5 premières pistes

Il existe pléthore de méthodes pour mieux gérer ses e-mails… ou devoir en gérer moins. Cinq principes peuvent déjà vous aider.

1. Rédiger ses e-mails de façon claire

Un moyen d’éviter les allers-retours est de rédiger pour être lu et compris. Un message clair est le meilleur moyen de ne pas recevoir un e-mail en retour plein de questions de votre destinataire.

Un conseil pour mieux gérer vos e-mails : relisez-vous. Votre demande est-elle assez claire ? Demandez-vous si la personne pourra vous répondre en un seul e-mail (ou appel ou autre).

Un e-mail peu clair et ce scénario catastrophe peut s’enclencher : votre destinataire vous appelle pour vous demander si vous aviez reçu son SMS dans lequel il ou elle demandait si vous aviez lu son e-mail qui vous priait de l’appeler pour expliquer ce que vous lui vouliez.

On exagère à peine. Mais cet exemple vous montre à quel point un e-mail mal rédigé fait perdre du temps. À vous et à vos collègues.

2. Appliquer la méthode des 3 D

La méthode des 3 D fait référence aux premières lettres de ces 3 mots en anglais : Do, Delegate, Delete.

Cette méthode préconise que lors de la réception d’un e-mail, il n’y a que 3 décisions à prendre le concernant :

  • Do (= « faire » en français) : un e-mail vous demande de faire quelque chose ? Vous passez à l’action (ou planifiez cette action).
  • Delegate (= déléguer) : un e-mail concerne une action ou une information que vous pouvez déléguer ?  Transmettez cet e-mail à qui de droit.
  • Delete (= jeter) : un e-mail contient une information que l’on vous partage ? Lisez cette information, si elle vous intéresse ou vous concerne, puis jetez l’e-mail. L’information ne vous intéresse pas ou ne vous concerne pas ? Jetez cet e-mail.

Au cours de notre e-learning vous apprendrez une autre méthode efficace pour gérer ses e-mails. Mais on ne vous en dit pas plus… suivez la formation.

3. Postposer la réponse à un e-mail

Un e-mail qui arrive dans votre boîte de réception ne demande pas toujours un traitement immédiat. Vous n’êtes pas cardiologue au service des urgences !

Dans les e-mails, comme dans tout ce que l’on vous demande d’ailleurs : veillez à définir les priorités et à détecter les fausses urgences. C’est aussi ça savoir gérer ses e-mails.

Un bon réflexe quand on vous demande quelque chose par e-mail ? Posez la question « c’est pour quand ? ». Vous aurez peut-être une bonne surprise avec le délai qui vous est accordé.

4. Ne pas classer ses e-mails

On peut en perdre du temps dans le classement et la recherche d’e-mails ! Surtout si l’on n’a pas appliqué la méthode Do, Delegate, Delete. Vous êtes du genre à vouloir tout conserver ? Et si vous arrêtiez de classer vos e-mails dans des répertoires et sous-répertoires.

Car, c’est plutôt inutile voire impossible. Posez-vous ces questions : m’arrive-t-il souvent de devoir retrouver un e-mail ? Comment classer un e-mail dans un répertoire s’il traite de deux sujets en même temps ?

Bien gérer ses e-mails, est-ce tout classer ? En réalité, tout classer est une perte de temps. Laissez tous les e-mails dans votre boîte principale. Vous verrez, les (rares) fois où vous devrez retrouver un e-mail, l’outil de recherche de votre boîte d’e-mails suffit à le retrouver. Une recherche sur un mot-clé et/ou sur le nom de votre contact suffit. Vous retrouverez votre e-mail beaucoup plus rapidement qu’en fouillant tous vos répertoires et sous-répertoires.

5. Définir des plages de temps réservées aux e-mails

On l’a vu, les interruptions incessantes vous font perdre du temps. De plus, les interruptions fatiguent votre cerveau et vous déconcentrent. Et l’arrivée d’un e-mail représente un distracteur.

Pour éviter l’interruption due à l’arrivée d’un e-mail, les spécialistes en gestion du temps préconisent de fermer votre outil d’e-mail. Ne l’ouvrez que deux fois par jour. Définissez ces 2 plages comme un temps de gestion des e-mails bien défini dans votre agenda. Par exemple de 11h à 12h et de 15h à 16h. Essayez !

Gérer ses priorités pour gagner 1h30 par semaine

Avant d’entamer la question de la gestion des priorités, il faut d’abord comprendre la différence entre priorités et objectifs. Car toute votre gestion du temps part de là : ce sont vos objectifs qui déterminent vos priorités.

Vous vous demandez comment définir vos objectifs ? Que ce soit pour votre vie personnelle ou professionnelle, définissez vos objectifs dans un ordre décroissant : des plus importants aux plus secondaires. Définissez d’abord vos gros cailloux.

Vous avez défini vos objectifs (des objectifs SMART de préférence) ? Il importe alors de connaître les méthodes pour prioriser vos tâches pour les atteindre.

Quelques astuces :

  • découper une grande tâche en plus petites tâches
  • dégager les priorités pour chaque objectif et les ajouter dans votre agenda
  • refuser toute action contraire à vos objectifs
  • savoir dire non de façon assertive
  • s’auto-motiver pour garder le cap

Gardez aussi à l’esprit que vos objectifs se définissent dans 3 sphères : familiale, professionnelle et personnelle. Au cours d’une vie, l’équilibre entre ces sphères peut également varier, ce qui bousculera vos objectifs et priorités.

Une formation à distance pour fixer des objectifs SMART

Garder les bonnes habitudes acquises

Après une nouvelle formation, un nouvel apprentissage, on se sent plein d’énergie pour s’y mettre. Malheureusement, les études montrent que cet enthousiasme et nos acquis s’estompent au fil du temps.

Pour bien gérer ses e-mails à long terme, il faut aussi apprendre comment tenir une bonne résolution sur la durée. Le bon moyen ? S’auto-coacher. Cette compétence vous sera enseignée au cours de l’e-learning.

Comment tirer parti de vos acquis de formation ?

Apprendre avec la méthode MIRAGAMO

L’e-learning “gestion des e-mails et des priorités” est proposé avec la méthode MIRAGAMO. Un terme japonais, pensez-vous ? Loin de là. Il s’agit en fait de l’acronyme de 4 mots : « MIcros-RApides-GAmifiés-MObiles ».

Concrètement, une formation en mode MIRAGAMO est constituée de modules courts, facilement assimilables, engageants et motivants, s’appuyant sur des activités ludo-pédagogiques gamifiées. Car, c’est prouvé : apprendre en s’amusant ancre mieux les messages.

Une formation par modules courts pour bien gérer ses e-mails ? Bingo ! En voilà déjà un de gain de temps !

Alors, qu’allez-vous apprendre aujourd’hui ?

Nos nouveaux e-learnings sur la gestion des e-mails et la gestion des priorités sont à votre disposition. Ne perdez pas de temps : inscrivez-vous maintenant.

L’École d'administration publique (EAP) a été créée en 2012 pour former le personnel des administrations de la Région Wallonne, la Fédération Wallonie-Bruxelles et leurs OIP. Son objectif est d'améliorer les compétences des collaborateurs, tout en favorisant les échanges d'expériences inter-administrations.

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