Deux spécialistes des ressources humaines participent à notre septième webinaire : Mr Dany Blanchette, Directeur général de la gouvernance en gestion des ressources humaines. Et Mélanie Pomerleau, Directrice principale de la gestion des talents.

Car, oui, il est question de gestion des ressources humaines, mais aussi de gestion des talents et de développement des compétences.

Un cadre pour appuyer les actions : un plan stratégique

Pour savoir vers où l’on va, rien de tel qu’un cadre. Les responsables de la gouvernance en gestion des ressources humaines ont donc établi ce cadre : un plan stratégique de 5 ans (2018-2023).

Ce plan fixe les valeurs des actions à mettre en place en 3 verbes : innover, se renouveler et se démarquer.

La recherche de solutions novatrices pour répondre aux nombreux défis, telle est la priorité. Les défis sont complexes, certes, mais on peut trouver des solutions en s’appuyant sur les acquis ! L’innovation n’a pas comme but de changer pour le plaisir de changer.

La pandémie, non prévue dans le plan stratégique, a certainement servi de catalyseur, de vecteur d’accélération de la transformation numérique dans la fonction publique. Notre façon de faire a dû être complètement revue pour intégrer davantage de télétravail et une meilleure utilisation de nos ressources pour mieux servir nos citoyens en ces temps difficiles.

Développement des compétences : une vision de l’administration publique de demain

Le développement des compétences dans le cadre d’une transformation numérique repose sur une vision du futur. Que veut-on améliorer ? Quelles sont les actions qui tendent vers cette vision ? Les actions doivent viser 3 objectifs.

Une expérience-employé innovante

Dans l’administration de demain, le capital humain est vu comme une richesse. La transformation numérique et l’acquisition des nouvelles compétences auront un même but : offrir une expérience-employé basée sur une organisation du travail innovante.

Une meilleure expérience citoyenne

Au niveau du service offert au public par l’administration de demain, l’accent est mis sur une prestation adaptée à la réalité des citoyens et citoyennes. Il s’agit donc de développer une meilleure expérience pour le public lors du contact avec le “front office”.

Une action gouvernementale porteuse

Une administration publique plus agile demain ? Cela passe par le développement d’un “back office” plus performant, toujours orienté vers un meilleur service au public.

Durant les 5 années du plan, les défis pour arriver à cette administration de rêve portent sur :

• le développement de l’expertise et de la relève, notamment pour remplir des emplois où l’on rencontre une rareté de main d’œuvre ;
• une plus grande diversité du personnel pour refléter la richesse de la société. On vise un effectif représentatif de l’ensemble de la société ;
• la recherche de la performance et de l’excellence dans la gestion afin d’encadrer et soutenir le personnel : une transformation organisationnelle pour accompagner la transformation numérique.

Réussir la transformation numérique : quels moyens humains ?

Deux conditions s’avèrent essentielles à la réussite du virage numérique de l’administration publique : la mobilisation et la créativité des gestionnaires et du personnel.

Cela implique des compétences actualisées. En effet, qui dit nouvelles technologies, nouveaux modes de gestion et nouvelles façons de faire, dit nouvelles aptitudes et attitudes.

Pour mieux soutenir la transformation, il faut repenser la gestion des ressources humaines.

C’est ici que l’on voit l’importance de se doter d’un organe de gouvernance centrale. Au Québec, la Direction générale de la gouvernance en gestion des ressources humaines exerce son mandat auprès de la totalité des ministères et organismes publics.

Dans plus de 80 ministères et organismes, la gouvernance s’exerce notamment sur :

• La planification et le renouvellement du personnel ;
• L’attraction et la promotion de la fonction publique comme employeur de choix ;
• L’évaluation et le développement des compétences du personnel ;
• Le maintien de l’expertise dans la fonction publique et de la mobilisation ;
• Les systèmes informatiques de gestion des ressources humaines (GRH);
• La veille, la recherche et l’innovation en matière de GRH, en partenariat notamment avec l’ENAP (L’École nationale d’administration publique).

Une administration plus agile : le rôle-clé des gestionnaires

Le virage numérique ne fonctionnera que si les gestionnaires intermédiaires, du “middle management” au Québec, sont au cœur du changement.

Le ou la gestionnaire intermédiaire s’investit dans ce rôle essentiel : donner du sens à la transformation. Cela passe par une communication vers leur personnel et une motivation des équipes à se former.

Les compétences à développer par les gestionnaires intermédiaires sont :

• le leadership ;
• l’innovation ;
• la collaboration ;
• la transparence ;
• la communication :
• l’inspiration envers les équipes :
• la mobilisation des équipes ;
• la capacité à adapter leur gestion à la nouvelle réalité.

Les gestionnaires intermédiaires doivent non seulement gérer le changement mais aussi continuellement chercher l’innovation. Et, cette agilité n’est pas donnée à tout le monde.

[Podcast] Comment motiver son équipe à suivre une formation ?

Plus agile face à la transformation numérique : cela s’apprend

Afin de réussir le virage vers le numérique, il est impératif de disposer de gestionnaires qui se mobilisent  et font preuve de créativité. Les gestionnaires doivent pouvoir porter la vision de la transformation à leur équipe et apporter leur part au projet. Les compétences de ces responsables d’équipes doivent être actualisées notamment en ce qui concerne la gestion d’équipe et la gestion des projets.

De nouveaux parcours de formation ont été développés par l’Académie de la transformation numérique (ATN) pour les membres du personnel employé et pour les gestionnaires. Les formateurs ou formatrices sont soit propres à l’ATN soit venant de l’extérieur. De fait, de nouveaux métiers se développent, comme celui de responsable de la cybersécurité. Il s’agit de développer un parcours de formation adapté à ses nouvelles professions.

Pour le personnel d’encadrement et le personnel employé, être plus agile passe par une offre en développement des compétences. A côté de cela, tous et toutes développent une culture du soutien à cette transformation.

Transformation numérique : les 3 axes du développement des compétences

Que mettre en place pour préparer les 65.000 agentes et agents, hors santé et enseignement, à la transformation numérique de la fonction publique ? Développer des formations mais aussi de la recherche.

1. De nouveaux parcours de formation pour l’ensemble du personnel

Le parcours de formation pour les agentes et agents comprend le développement de nouvelles compétences telles que :

• l’expérience-utilisateur
• l’agilité
• l’utilisation du stockage de l’information en ligne (Cloud)
• la sécurité de l’information (cybersécurité)
• le développement d’une “pensée numérique”

2. Un nouveau référentiel et parcours pour les gestionnaires

Le personnel encadrant se voit offrir des formations mais également une nouvelle culture basée sur le questionnement. On leur demande d’apprendre et de se questionner sur :

• les priorités de la transformation
• la démocratisation de l’accès au numérique
• les outils de prise de décision
• le service aux citoyens et citoyennes
• l’organisation du service interne.

3. De la recherche pour continuer à évoluer

La Direction générale de la gouvernance en gestion des ressources humaines a développé 2 chaires de recherche en matière de ressources humaines dans le cadre d’une transformation numérique.

1. La chaire de recherche sur l’administration publique à l’ère numérique dont les actions portent notamment sur :
   • l’analyse des répercussions de la transformation numérique sur les organisations ;
   • la surveillance des avancées scientifiques en matière de ressources humaines (nationales et internationales) ;
   • l’établissement de transferts de connaissances avec des partenaires extérieurs à l’administration (monde académique et privé).
2. La chaire de recherche en exploitation des ressources informationnelles dont les membres étudient l’implication du numérique sur le fonctionnement des administrations en ce compris :
   • les embûches à la transformation ;
   • la mesure des résultats des actions ;
   • l’accompagnement des administrations.

Un personnel plus agile : s’en donner les moyens

On assiste à un virage important au niveau du développement des compétences pour accompagner la transformation numérique. En conséquence, l’offre de formation en compétences numériques s’est donc fortement développée. Particulièrement au cours de la dernière année.

Des formats et des supports multiples

A la fois de plus en plus de formations sont disponibles depuis un an, mais on observe aussi un accroissement du nombre de formations en distanciel et du nombre d’inscriptions aux formations.

Logique finalement puisque former rapidement tout le monde à la transformation numérique passe par la mise à disposition de formations accessibles via le web.

Aujourd’hui, plusieurs formats sont donc proposés aux personnes qui se forment : cela va de la vision de capsules de 5 minutes à des formations de plusieurs journées, en classe ou à distance. Les supports pour suivre les formations ont également évolué : on utilise le smartphone, le cloud…C’était déjà en bonne voie, même avant la pandémie.

Le partenariat pour répondre à la demande

Pour dispenser toutes les formations, les 10 personnes de la Direction générale de la gouvernance en gestion des ressources humaines ne suffisent pas. Des partenaires privés ou publics (tel l’ENAP) ont été sollicités pour former aux nouvelles compétences.

Le rôle de la Direction consiste à s’assurer que le contenu des formations dispensées par les partenaires réponde bien aux besoins de l’organisation. Une équipe spécialisée en techno-pédagogie s’y attelle.

Le contenu est d’ailleurs distinct suivant qu’il s’agit des cadres, pour qui le contenu est imposé. Pour les équipes, par contre, le contenu est conçu en fonction des soucis rencontrés sur le terrain.

De la reconnaissance pour les acquis

En projet, la Direction voudrait instaurer un système d’évaluation des acquis. La personne qui réussit l’évaluation serait récompensée par un “badge numérique”.

Développer des compétences plus agiles : la formation, oui, mais pas uniquement

Développer de nouvelles compétences demande de créer un référentiel de compétences. Rien de figé dans le marbre par contre : ces compétences doivent être revues régulièrement.

Une fois qu’un ensemble de compétences est défini, la question est : comment les acquérir ? Suivre une formation ne suffit pas toujours.

C’est ainsi qu’en 2021, en partenariat avec l’ENAP, plusieurs projets pourraient voir le jour :

• le mentorat ;
• les cercles de jeunes leaders, dans lesquels l’administration peut repérer les personnes qui ont un potentiel de développement de carrière ;
• l’accueil et la formation à la carte des gestionnaires-leaders sous la forme d’un programme obligatoire de formations quand on arrive à un certain niveau hiérarchique ou avant d’y arriver ;
• les forums d’impact et les cercles d’excellence.

Un forum d’impact, qu’est-ce donc ? C’est un lieu d’échange où les cadres se rassemblent et peuvent alors mettre en commun des connaissances avec leurs pairs. Ces forums seront ouverts aux grands leaders de la société québécoise (privés) pour partager des expériences autour de problématiques communes au privé et à l’administration.

Les cercles d’excellence ont un peu la même finalité, seul le public change : ils s’adressent aux cadres supérieurs. Ces lieux d’échange représentent une forme d’intervision.

Quant au changement de culture, en train de se mettre en place, il est propulsé par les cellules d’innovation. Ce groupe de personnes travaille avec les ministères pour assurer de meilleures réponses aux besoins. Le constat de nos deux spécialistes, Mr Blanchette et Mme Pomerleau est celui-ci : les personnes aiment travailler en co-création.

Ce webinaire contenait quelques éléments inspirants, n’est-ce pas ? Notamment les forums d’impact et les cercles d’excellence. Une bonne idée de projets à mettre en place par l’EAP ?

Alors, qu’allez-vous apprendre aujourd’hui ?

Notre prochain, 8ème et dernier webinaire portera sur les pratiques de gouvernance. Il aura lieu le jeudi 25 mars de 16h à 17h. Pas encore dans votre agenda ? Il est encore temps de vous inscrire.