[Podcast] Comment motiver son équipe à suivre une formation ?

Retranscription

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Bonjour tout le monde et bienvenue dans les podcasts de l’EAP.

Aujourd’hui, nous abordons une thématique, comme toujours, particulièrement intéressante et importante puisqu’il s’agit de la motivation des équipes à suivre une formation.

Pour ce podcast, j’ai l’honneur d’accueillir Caroline Thienpont, attachée clientèle à l’EAP.

Bonjour Caroline.

Bonjour.

Et également Claude Van Grembergen, directeur Relations clients à l’EAP.

Bonjour Claude.

Bienvenue.

Alors, la motivation est généralement considérée comme un facteur essentiel dans la réussite d’une formation.

À brûle-pourpoint, que diriez-vous de ce concept ?

Qu’englobe-t-il exactement ?

Caroline ?

Effectivement, il est toujours plus agréable pour chacun de suivre une formation lorsqu’on est motivé à le faire.

Le collaborateur doit être motivé, mais il doit également évoluer dans un contexte qui favorise cette motivation.

Et dans ce cadre-là, de nombreux éléments peuvent entrer en ligne de compte.

Je pense que tous ces éléments sont extrêmement importants.

D’accord.

Donc, si je comprends bien, la motivation ne dépend pas uniquement du participant lui-même.

Le responsable hiérarchique a également un rôle important à jouer ?

Tout à fait.

Si le collaborateur perçoit qu’il est soutenu, que son responsable hiérarchique s’intéresse à ce qu’il fait et que chacun peut y trouver un bénéfice…

…alors nous sommes dans une logique gagnant-gagnant.

Je pense qu’il y a d’autant plus de chances que la formation soit une réussite, tant pour le collaborateur que pour le responsable hiérarchique.

À condition que les deux soient motivés et impliqués dans la démarche.

Et que le responsable hiérarchique puisse dégager le temps nécessaire.

Et mettre le collaborateur dans les meilleures conditions pour suivre cette formation.

D’accord.

On dit souvent que le pendant de la motivation est l’absentéisme.

Autrement dit, lorsqu’une personne ne participe pas à une formation, c’est qu’elle n’a pas été suffisamment motivée.

Claude, qu’en pensez-vous ?

Je pense qu’il y a d’abord des personnes absentes parce qu’elles ne sont réellement pas en capacité de participer.

Ensuite, il existe effectivement une marge sur laquelle nous pouvons agir.

Si l’on explique aux collaborateurs l’intérêt de la formation, sa valeur ajoutée et son impact concret sur le travail quotidien, alors oui, nous aurons certainement davantage de participants.

C’est vrai que certaines personnes ne peuvent pas participer pour des raisons de service ou d’organisation.

Exactement.

Cela signifie qu’il faut mettre en place des outils, du guidage et de l’accompagnement, notamment à destination des responsables hiérarchiques, afin de soutenir cette motivation.

Et cela concerne tout le cycle de la formation : avant, pendant et après.

Tout à fait.

Je pense que la première étape consiste à organiser une véritable concertation concernant le choix de la formation, en lien avec les besoins du collaborateur ou du service.

Pour moi, il est essentiel qu’il y ait un véritable échange entre le responsable hiérarchique et son collaborateur au sujet de la formation à suivre.

Cette discussion permet déjà de définir ensemble les objectifs de la formation.

Et même d’anticiper l’après-formation.

Quel impact concret cette formation aura-t-elle dans le travail quotidien, aussi bien pour le collaborateur que pour le responsable ?

Donc, ce que vous dites, Caroline, c’est que la première étape consiste à sensibiliser les responsables hiérarchiques au choix des formations pour leurs équipes.

Pour moi, cela va bien au-delà d’une simple validation d’inscription.

Il ne s’agit pas simplement de dire : « J’ai envie de suivre une formation » et d’obtenir un accord.

Il faut un véritable échange.

Peut-être qu’au cours de la discussion, on se rendra compte qu’une autre formation serait plus adaptée ou que d’autres solutions existent.

En tout cas, cette réflexion commune contribue déjà à renforcer la motivation.

Claude, cela fait partie des fondamentaux de la relation client : apporter du conseil et de l’expertise.

Cela signifie donc qu’accompagner les responsables hiérarchiques dans le choix des formations constitue aujourd’hui une priorité.

Absolument.

Notre rôle consiste à permettre à chacun d’identifier la solution la plus adaptée à son besoin.

Et pas uniquement la formation.

Nous devons également explorer d’autres pistes éventuelles.

Pour rebondir sur ce que disait Caroline, il est également important que le collaborateur sache clairement ce que l’on attendra de lui après la formation.

S’il sait qu’il devra être capable de mettre en œuvre certaines compétences et qu’il disposera de l’espace nécessaire pour le faire, il abordera la formation avec des objectifs précis et pourra vérifier si ceux-ci sont atteints.

Donc, si je résume ce qui a été dit jusqu’ici, Caroline, vous expliquez que le responsable hiérarchique doit maîtriser les formations qu’il propose à son équipe.

Cela lui permettra ensuite de mieux projeter ce qui sera attendu du participant après la formation.

On intègre donc déjà ce parcours de formation dans la dynamique de l’équipe.

Tout à fait.

À partir du moment où l’on projette le participant dans ce que l’on attendra de lui après la formation, cela signifie qu’il ne participe pas simplement à une formation pour ensuite tout oublier.

Le responsable hiérarchique anticipe déjà l’avant et l’après de la formation.

Et si le collaborateur ne dispose ni du temps, ni des outils, ni des conditions nécessaires pour mettre en pratique ce qu’il a appris, la littérature montre clairement que les acquis risquent de se perdre rapidement.

Si l’on n’est pas capable de mobiliser rapidement les nouvelles compétences acquises après le retour de formation, leur transfert devient beaucoup plus difficile.

Le fait de se projeter dans l’après-formation dès le départ permet justement de prendre tous ces éléments en considération.

Cela signifie qu’au retour de formation, il faut permettre à la personne de se familiariser avec ses nouveaux acquis.

Il faut lui offrir l’opportunité de les utiliser, de les expérimenter et, le cas échéant, lui dégager le temps nécessaire pour cela.

Et ce que tu viens de souligner, Caroline, montre que l’absentéisme est finalement un faux débat.

Ce qui nous intéresse réellement, c’est de savoir si l’énergie et les moyens consacrés à la formation améliorent effectivement le service rendu par nos administrations.

Oui, tout à fait.

Parce qu’au fond, qu’une personne soit absente à une formation ou qu’elle y participe sans jamais mettre en pratique ce qu’elle y a appris, le résultat est identique.

Exactement.

La question centrale est donc bien celle de la valorisation des acquis.

Mais il y a également un autre enjeu important : le partage de ces acquis au sein de l’équipe ainsi que la gestion du temps.

Lorsque nous avons mis en place notre plateforme, cela nous a permis de gagner beaucoup de temps.

Nous avons pu en consacrer davantage à d’autres tâches.

Mais ce que nous espérons également, c’est que le temps gagné grâce à la suppression des formulaires papier puisse être réinvesti dans des moments de rencontre et d’échange à forte valeur ajoutée entre le responsable hiérarchique et son collaborateur.

Tout à fait.

On parlera d’ailleurs de cette digitalisation dans un autre podcast.

En réduisant certaines tâches administratives, on libère effectivement du temps qui peut être consacré à renforcer la motivation.

Et il y a à la fois le temps du responsable hiérarchique et celui du participant.

Le responsable peut notamment prendre le temps de rencontrer ou de contacter son collaborateur pendant que la formation est en cours.

Il est important de s’intéresser au déroulement de la formation.

Tout ne se passe pas toujours comme prévu.

Il peut arriver que la formation ne corresponde pas totalement aux attentes de la personne.

Évidemment, lorsqu’il s’agit d’une seule journée de formation, le responsable hiérarchique ne va pas appeler à midi pour demander où en est le participant.

Mais dans le cas de parcours plus longs ou de journées espacées, cela peut avoir du sens.

À un moment donné, il est important de prendre des nouvelles de manière simple :

« Tu as déjà participé à une journée de formation, comment cela s’est-il passé ? »

« Est-ce que cela correspond à ce dont nous avions discuté ? »

« Est-ce conforme à tes attentes ? »

Nous avons parlé de l’avant, du pendant et de l’après.

L’essentiel est finalement de maintenir cet intérêt tout au long du parcours.

Après, chaque responsable hiérarchique organise cela comme il le souhaite en fonction de son contexte et de son organisation.

L’important est surtout d’y penser.

Bien sûr, il existe aussi des moments plus formels dans l’année, comme les entretiens d’évaluation.

Mais ce ne sont pas forcément les meilleurs moments pour assurer ce suivi au quotidien.

Nous sommes davantage dans…

…un…

…échange plus informel.

Oui, exactement.

Nous ne sommes pas dans une logique de contrôle consistant à vérifier ce qui a été acquis ou non.

Il s’agit plutôt de marquer son intérêt, d’apporter du soutien et d’entretenir un climat favorable à l’apprentissage.

Cela passe avant tout par la communication, par une posture et par une attitude.

On montre ainsi que la formation est importante et qu’elle est reconnue.

C’est également une manière de reconnaître l’investissement fourni par le participant.

Suivre une formation, c’est parfois sortir de sa zone de confort, découvrir de nouvelles méthodes de travail ou développer de nouvelles compétences.

Cela implique souvent un changement dans les habitudes professionnelles.

Il est donc essentiel que le responsable hiérarchique en soit conscient et qu’il le montre à son collaborateur.

Vous soulignez à la fois la réalité vécue par le participant et celle du responsable hiérarchique.

À travers la digitalisation de la plateforme et les différents outils développés avec vos partenaires, vous cherchez également à faciliter les échanges entre responsables hiérarchiques et collaborateurs.

C’est important car la motivation n’est pas uniquement l’affaire du participant.

Tout le monde est concerné et tout le monde peut y gagner.

Justement, j’ai entendu dire que vous travailliez avec différentes administrations à l’élaboration d’outils et de méthodes destinés à faciliter les échanges entre le responsable hiérarchique et le collaborateur tout au long du cycle de formation.

Pouvez-vous nous en dire davantage ?

Oui, tout à fait.

L’idée est de proposer une véritable boîte à outils.

Cette boîte à outils vise précisément à accompagner et à faciliter le dialogue que nous souhaitons voir se développer avant, pendant et après la formation entre le responsable hiérarchique et le collaborateur.

Nous avons travaillé avec nos partenaires, à la fois les entités du Service public de Wallonie, la Fédération Wallonie-Bruxelles et les organismes d’intérêt public, afin de construire ensemble un outil commun.

Un outil…

…qui permettra notamment de définir les objectifs avant la formation et de faciliter les échanges tout au long du parcours.

Il offrira également des repères utiles après la formation : quelles questions poser au collaborateur à son retour, comment construire un échange pertinent, quels éléments ne pas oublier.

L’objectif est vraiment d’apporter une aide pratique et concrète.

Ce ne sont pas des documents qui visent à créer une charge administrative supplémentaire.

D’accord.

Pensez-vous que les clients sont demandeurs de ce type d’outil ?

Ou faudra-t-il également les accompagner dans son utilisation ?

Je pense surtout que c’est nécessaire.

Nos collègues consacrent déjà beaucoup d’énergie à intégrer la réalité du métier de nos agents dans les formations.

Ici, nous souhaitons faire l’inverse : faire davantage entrer la formation dans le métier et dans le quotidien des agents.

C’est une dynamique qui doit fonctionner dans les deux sens.

Je pense que les responsables hiérarchiques ne sont peut-être pas encore explicitement demandeurs de ce type d’outil, mais ils sont conscients que chacun pourrait davantage tirer profit de la formation, tant au niveau individuel qu’au niveau des services et des organisations.

D’accord.

Et quelles sont les perspectives pour cette boîte à outils ?

Avez-vous déjà un calendrier de déploiement ?

Nous avons commencé à travailler sur ce projet au début de l’année 2019.

Deux outils ont déjà été développés et nous prévoyons de les tester dès septembre 2019.

Nous allons donc entrer dans une phase pilote.

Certaines administrations ont déjà manifesté leur intérêt pour participer à cette expérimentation.

Ce n’est toutefois qu’un début.

D’autres outils viendront progressivement enrichir cette boîte à outils.

Nous espérons qu’elle sera réellement utile et qu’elle facilitera ces échanges ainsi que cette dynamique entre responsables hiérarchiques et collaborateurs.

Je suis certaine que ce sera le cas.

J’espère d’ailleurs que nous aurons l’occasion d’y consacrer un futur podcast avec des exemples concrets d’utilisation.

En tout cas, je suis très curieuse de voir cela.

Je vous remercie.

C’était particulièrement intéressant.

Je retiendrai cette belle formule : faire entrer le métier dans la formation et faire entrer la formation dans le métier.

Merci à vous deux.

Au revoir.

Merci beaucoup.

Merci.