Gestion multi-projets : le rôle clé du PMO
Une bonne gestion multi-projets passe par de la méthode, des procédures et des documents standardisés. À quoi tout cela sert-il ? Simplement à vous donner les moyens de réussir votre projet.
La gestion de projets : une formalisation nécessaire
Un projet se définit comme une mobilisation de ressources dans un temps imparti pour arriver à un résultat ou un objectif selon une qualité définie. Une bonne méthode de gestion est donc indispensable pour arriver au but fixé avec efficacité et sérénité. Sans un bon guide, on n’arrive nulle part, surtout si l’on doit gérer plusieurs projets en même temps.
Les 6 raisons de recourir à une méthodologie de gestion de projets
- Parler un langage commun pour éviter toute ambiguïté liée. Cela passe par des définitions claires, uniques et partagées des principaux termes utilisés. Cela s’applique aussi bien à l’objet, résultat attendu du projet, qu’à l’organisation et au management dudit projet.
- Harmoniser les bonnes pratiques afin que les équipes travaillent de la même manière, avec les mêmes méthodes.
- Faciliter la cohérence du ou des projet.s avec la stratégie globale de l’organisation.
- Offrir un cadre structuré pour faciliter la coordination, la communication et, in fine, la gestion de projet.
- Faciliter le reporting grâce à une mise à disposition rapide d’une synthèse claire du projet, son activité et la progression vers l’objectif fixé.
- Objectiver la charge de travail grâce à un découpage des tâches associées au projet.
Flexible, la méthodologie doit avoir sa juste place. En gestion de projets, la structuration fixe un cadre et sert avant tout la réussite de chaque projet.
Les outils et méthodes doivent évidemment tenir compte de la taille des projets et de leur complexité. Faut-il l’appliquer indistinctement à tous les projets, même moins complexes ? Certes, des adaptations sont nécessaires quant aux outils, documents, réunions, etc. Mais les méthodes et les bonnes pratiques restent essentielles à la réussite des projets.
Le triangle d’or de la gestion de projet
La gestion de projet peut être symbolisée par un triangle, appelé triangle d’or. Le triangle représente visuellement les contraintes interdépendantes de tout projet. Aux angles, les délais, les ressources et le périmètre. Au centre, la qualité.
Que signifie ce schéma ? Simplement que si un des angles bouge, tous les autres éléments du triangle sont impactés. Les délais s’allongent ? Les ressources (budgétaires) en pâtissent. Le budget diminue ? D’autres ressources sont touchées et le périmètre pourra même être reconsidéré. Tout est une question d’équilibre. Mais la qualité sera-t-elle toujours acceptable au regard des objectifs ? Tout est une question d’équilibre. Si vous ne deviez retenir qu’une chose de ce dossier, gardez en tête les 4 éléments du triangle quand vous piloterez un projet.
À quoi sert un coordinateur de portefeuille de projets ?
Dans une organisation où plusieurs projets sont en cours de réalisation de manière simultanée, il est évidemment important de se doter d’un coordinateur. En gestion multi-projets, on l’appelle PMO : Project Management Officer. Son rôle est de coordonner les différents projets, d’accompagner chaque responsable de projets dans l’application des méthodes de gestion et de servir de relais vers la hiérarchie.
Un rôle de coordination, pour une meilleure vue d’ensemble
Le.la PMO veille, en premier lieu, à une coordination entre la multitude de projets lancés par les différents chef.fe.s de projet. Sa valeur ajoutée ? Identifier des échanges et les synergies entre projets.
Le.la PMO, de par sa vision transversale, va identifier dans une organisation, les liens qui existent entre plusieurs projets, même s’ils sont élaborés dans des départements différents. Le périmètre d’activité d’un projet peut impacter plusieurs services ou collaborateurs. S’il y a moyen de mutualiser certains efforts et d’éviter les doublons, quel temps et quel argent gagnés !
À l’EAP, depuis l’implémentation d’une méthode de gestion de projets en 2017, ce sont plus de 29 projets qui ont été lancés en parallèle.
Un rôle dans l’accompagnement, sa mission de coach des responsables de projet
Le.la PMO accompagne les gestionnaires de projet dans leur gestion. Son rôle n’est pas de contrôler, mais bien de veiller à l’application des outils de gestion de projets. Il/elle prend le temps de conseiller chaque responsable de projet dans sa planification du projet et l’aide à mettre certaines étapes en perspective. Le.la PMO garantit le suivi correct de la méthodologie en vue de la réalisation effective du projet. Après tout, c’est là l’objectif premier de tout chef.fe de projets !
Un rôle de relais vis à vis du management
Dans le cadre d’une gestion multi-projets, le.la PMO joue un rôle clé dans le reporting et le suivi des différents projets auprès de la hiérarchie. Il/elle va pouvoir expliquer l’état d’avancement et désamorcer les risques éventuels par un ou plusieurs projets.
La gestion multi-projets à l’EAP, comment ça marche ?
L’EAP n’a pas voulu réinventer la roue. Dans leur gestion de projet, les responsables s’inspirent depuis 2017 de la gestion de projet SPW.
La méthodologie et le canevas ont été évidemment adaptés aux besoins et évolutions de l’EAP; notamment par rapport à sa taille, son fonctionnement, ses instances en place et ses obligations.
Épinglons un document efficace mis en place à l’EAP dans sa méthode de gestion multi-projets : la « fiche synthétique » ou « executive summary ». Un document qui permet de « pitcher » un projet et de communiquer plus efficacement à son sujet vers l’extérieur. Quelle forme prend cette fiche synthétique ? En une seule page, elle expose le récapitulatif du projet, son objectif, ses étapes et ses KPI.
Un outil simple et efficace qui facilite la communication autour du projet, notamment en comité de pilotage, de validation ou en réunions. Cette communication, justement, qui reste un des aspects essentiels de la gestion de projet.
Alors, qu’allez-vous apprendre aujourd’hui ?
Vous aussi, vous voulez passer maître dans l’art de la gestion de projets ? Consultez notre offre de formation.
