Le partage d’expériences, nous le prônons dans toutes nos formations à l’EAP. Alors, quand notre partenaire NOW.be nous invite à partager notre expérience de digitalisation d’une formation, on accepte. Ensemble, nous avons retracé ainsi le parcours de la création de notre formation initiale sous forme d’e-learning. Un échange à réécouter sur la page de l’émission #OFF du 17 décembre 2021.

Une digitalisation accélérée par le contexte

Flash-back sur le contexte : créer notre formation initiale sous forme d’e-learning était un projet dont l’ébauche remonte à octobre 2019. A l’époque, cette formation était dispensée en présentiel.

Et puis, le confinement est arrivé. Il a fallu accélérer le projet, car, pandémie ou pas, de nouvelles recrues arrivent tous les mois et il faut les former.

Vous nous connaissez : on n’est pas du genre à baisser les bras. La formation initiale n’est plus possible en présentiel ? Eh bien, créons-la en distanciel.

Par qui ? Pour quand ? Avec quels moyens ? Telles furent quelques-unes de nos questions. Nous parlons de notre cheminement dans l’émission de notre partenaire, NOW.be.

Les ingrédients d’un bon e-learning

Transformer une formation en présentiel en un module en distanciel, ce n’est pas quelque chose de nouveau pour l’EAP : on n’a pas attendu le confinement pour digitaliser une grande partie de notre catalogue de formations.

L’e-learning, on le « pratiquait » déjà avant la pandémie. On peut même dire que développer un bon e-learning est une de nos compétences clés.

Partant de notre expertise en matière de scénarisation et de création d’e-learning, notre onboarding  « formation initiale » à distance a été agrémenté de  ces ingrédients essentiels :

• L’attractivité : via des quiz, des jeux, de l’humour…
• L’adaptation aux niveaux du public : l’apprenant ou l’apprenante peut passer les modules traitant d’un sujet connu et choisir un niveau (basique ou expert, par exemple).
• Les mises en action : au cours de l’e-learning, diverses actions sont demandées à la personne qui se forme.
• La prise en charge de la diversité : le module est adapté à tous les types de fonction, de l’éclusier au juriste.
• Les pauses : un élément à ne pas négliger. Par notre expertise, nous savons qu’une heure de formation en distanciel équivaut à 3 heures en présentiel, en termes d’attention, de concentration, de rétention. Une formation à distance doit prévoir des temps de pause, idéalement toutes les 40 minutes.

La ludopédagogie, un élément clé

La ludopédagogie, essentielle à toute formation en présentiel, l’est encore plus en digital. Lorsque l’on se retrouve devant son ordinateur, on a tendance à décrocher. Il faut donc ajouter de l’humain, du jeu et même de l’émotion dans les formations. S’amuser facilite l’apprentissage.

Les différents modules de la formation initiale ont donc été conçus pour les rendre amusants. Nous les avons nous-mêmes testés et approuvés en avant-première.

Rendre un sujet « austère » amusant, c’est possible. Par exemple, pour le module « finances publiques », nous avons imaginé un jeu de Monopoly où les personnes vont de case en case pour apprendre quelque chose.

C’est d’ailleurs dans la culture de l’EAP d’utiliser un maximum de ludopédagogie, un tournant novateur, que ce soit pour le secteur public, mais aussi pour le secteur privé.

L’interaction, moteur d’échange et de partage

En présentiel, les deux points forts de la journée de formation initiale étaient :

1. la rencontre entre personnes de différentes fonctions et niveaux d’études
2. l’interaction, indispensable pour favoriser l’apprentissage

Il fallait donc imaginer un moyen de créer de l’échange et des rencontres malgré une formation en distanciel.

On a donc prévu deux rendez-vous de groupe : l’un avant le lancement de la session et l’autre 15 jours après. Pourquoi après 15 jours ? Parce que c’est le temps donné aux personnes inscrites pour suivre la formation, initialement prévue sur une journée.

Lors de ces rendez-vous en ligne, les formateurs et formatrices favorisent l’interaction via des outils tels que Beekast ou Zoom.

Zoom , tout comme les solutions de visioconférence classiques, offre la possibilité de créer des sous-groupes ou un « tableau noir » virtuel. Beekast, quant à lui, permet de créer de l’interaction entre les participants notamment via des quizz, brainstorming, etc.

Comme la formation initiale s’adresse à de grands groupes de 40 personnes en moyenne, pouvoir répartir le public en sous-groupes est un moyen de créer l’interaction. Les formés et formées sont invités à :

• se présenter, afin de créer du relationnel entre nouvelles recrues
• résumer  leurs apprentissages en quelques mots-clés

L’interactivité et le côté humain se manifestent lors de ces rencontres par :

• des quiz en direct sur les acquis, une façon pour les formateurs et formatrices de savoir si un apprentissage a été bien intégré.
• une animation fun où les formateurs et formatrices créent une ambiance conviviale (humour, tutoiement , invitation à réagir/poser des questions…) afin d’apporter du dynamisme.

Lors de ces rendez-vous, deux éléments de l’ADN de l’EAP sont présents : le ludique et la proximité avec le public formé.

Le facteur temps, décisif

Le temps est un élément à ne pas sous-estimer quand on transforme une formation existante en un module à distance.

Par “chance”, à l’EAP, on avait du temps vu que tous les projets étaient à l’arrêt suite au confinement. L’air de rien, ce projet a mobilisé 3  personnes à temps plein pendant 3 mois, sans compter le support de Now.be et d’autres membres de l’équipe EAP.

Après coup, on se rend compte que l’étape de scénarisation est la plus cruciale. Cela vaut la peine de prendre le temps de tout écrire, de chercher un maximum d’informations et d’envisager tous les détails de son projet de digitalisation.

Ceci dit, même si on dispose de temps et de personnel interne, il faut parfois se faire accompagner par des partenaires externes pour la digitalisation d’une formation. Car, non, on ne sait pas tout faire ! En particulier, les éléments plus complexes techniquement nécessitent l’aide de personnes expertes.

Un bon partenariat en conception d’e-learning repose sur :

• le partage de connaissance ;
• l’agilité de part et d’autre ;
• la même vision, à savoir que l’on est au service du public à former ;
• la formation aux outils pour être autonome lorsqu’il faut modifier du contenu.

Face à l’urgence, l’économie circulaire

Le plus grand défi du projet était l’urgence. Il fallait arriver rapidement à la création de cet e-learning pour pouvoir former vite les nouvelles recrues.

Comment aller vite ? Il faut faire des choix, identifier ce que l’on a déjà et les ressources manquantes. C’est ainsi que certaines parties ont été réalisées par l’EAP et d’autres avec de l’aide externe.

Il est judicieux de garder en tête l’aspect économique : avant de créer quelque chose de nouveau, autant vérifier si on peut réutiliser un contenu existant ou en acquérir un nouveau facilement. On recycle, on adapte, on réutilise, on pratique l’économie circulaire !

Au niveau des ressources en interne, l’EAP disposait :

• de formateurs et formatrices à l’aise devant la caméra ;
• de vidéos déjà utilisées en formation ;
• de modules d’e-learning existants dont on a copié la scénarisation.

La recherche de l’efficience, avant tout. Un point sur lequel l’EAP est vigilante depuis son existence. Et, la durabilité, aussi.

D’ailleurs, toujours dans cette idée de réutiliser les contenus, vous trouverez ces modules e-learning dans notre bibliothèque numérique. On le rend accessible, car tout le monde n’a pas connu ce parcours d’intégration. De plus, un rappel de certaines notions liées à vos métiers, c’est toujours bon à prendre.

Quel bilan tirer de cette expérience ?

Quelles leçons tirer de notre expérience de digitalisation de la formation initiale ? Nous identifions 5 préceptes :

1. Apprendre à travailler à plusieurs est une compétence clé, car, pour créer une bonne formation, il faut bien communiquer et écouter les besoins des parties prenantes.
2. Utiliser une palette d’outils à notre disposition pour digitaliser une formation… et ne pas en avoir peur. Des outils comme Storyline, un logiciel de création d’e-learning ou Rise Up, pour créer une plateforme de blended learning ne sont pas compliqués.
3. Tirer parti de la force du collectif, en interne (avec des collègues) et en externe (avec des prestataires), pour trouver des idées. L’échange d’idées crée du plaisir, de la fierté et de l’émulation.
4. Se faire accompagner, ce n’est pas la honte ! Cela peut s’avérer nécessaire, car on ne connaît pas toutes les possibilités en matière de technologie, tendances ou bonnes pratiques.
5. Suivre des e-learnings créés par d’autres donne des idées (sur ce qu’il faut faire ou pas) pour construire un e-learning.

Finalement, les personnes impliquées dans ce projet sont elles-mêmes montées rapidement en compétences puisqu’elles ont dû :

• découvrir de nouveaux outils et s’y former ;
• trouver des personnes pour les aider ;
• retravailler avec les formateurs et formatrices sur ces modules à transformer en digital.

Par chance, il y avait à l’EAP des personnes qui ont pu apporter de l’aide au projet. Par chance aussi, l’EAP est un innovateur pédagogique, champion de l’accompagnement à la digitalisation, et ce, depuis bien avant le contexte pandémique.

Terminons par un tout grand merci à Marjorie Hoslet, Elodie Sénépart et Fanny Mainil : elles ont été les  porte-paroles enthousiastes de notre expertise lors de l’émission #OFF du 17 décembre 2021 de NOW.be. Cette émission a été diffusée en direct sur plusieurs réseaux sociaux et YouTube, mais… vous pouvez la revoir ici.

Alors, qu’allez-vous apprendre aujourd’hui ?

Vous devez créer un e-learning ? On vous partage une précieuse ressource : notre guide de l’e-learning. Envie de voir à quoi ressemble notre pack d’onboarding à distance ? Il est accessible à tout le personnel du SPW,du MFWB et leurs UAP dans notre bibliothèque numérique.