La réunion par visioconférence, la pratique est désormais très répandue. Mais connaissez-vous les règles pour une visio professionnelle réussie ? Pas de panique, on vous explique.

Votre manager en déplacement, des collègues en télétravail, autant de raisons pour organiser une visioconférence professionnelle. De nombreux outils de réunion à distance existent. Mais seules les bonnes pratiques rendront votre visio aussi efficace qu’une réunion en présentiel.

La visioconférence, une réunion comme une autre ?

La visioconférence, effectivement, ressemble à une réunion « classique ». Elle a un ordre du jour, des invités, un temps défini… En principe.

Mais la visioconférence n’est pas tout à fait une réunion comme une autre. En effet, elle demande une préparation supplémentaire et des comportements adaptés.

Tout d’abord, les facteurs techniques doivent être pris en compte. Ensuite, il existe des particularités propres aux réunions à distance :

• l’interactivité est rendue complexe, sauf si l’on respecte certaines règles;
• la position statique n’est pas adaptée à une réunion de type brainstorming;
• la présentation d’objets ou la démonstration n’est pas aisée par écran interposé.

Les meilleurs outils de visioconférence professionnelle

Mais avant de vous partager les bonnes pratiques, voyons quel outil adopter. Parmi les plus connus, on peut citer Zoom, Skype, Microsoft Teams, GoToMeeting, Discord ou Google Hangouts. Certains sont gratuits, d’autres payants.

Notre but n’est pas de vous dire lequel est le meilleur. Pour cela, il existe des sites de comparaison. De plus, généralement, dans le cadre du travail, votre organisation a déjà son logiciel de prédilection. Au SPW par exemple, on utilise Teams d’Office 365.

Par contre, ce que nous verrons c’est… qu’une fois l’outil en place, il reste bien des ficelles à maîtriser. À savoir : comment bien utiliser la visio, à la fois d’un point de vue technique et comportemental.

Les aspects techniques : pour une réunion sans parasite

À réunion particulière, préparation particulière. Une visioconférence professionnelle réussie passe par la maîtrise de l’outil, la qualité du son et de l’image.

Expliquer l’outil

• Veillez à ce que vos invités puissent utiliser votre outil de réunion à distance. En amont, envoyez leur un lien de téléchargement adapté à leur interface et un tutoriel ;
• Envoyez l’invitation à votre réunion, par e-mail ou via l’agenda, avec les explications de connexion. Avec certains outils, vous recevrez un numéro d’identification (ID) unique de la réunion. Associé à un mot de passe, vous gagnez en sécurité. L’ID de la réunion et le mot de passe seront envoyés aux participants.
• En début de réunion, prenez le temps d’expliquer le fonctionnement de l’outil et les modalités de participation. Expliquez, par exemple, que si les micros sont coupés et qu’un.e participant.e souhaite intervenir, il va falloir lever la main. On peut aussi “discuter” en mode privé ou public (visible par tous les participants) dans un chat intégré.

Optimiser le son

• Vérifiez la qualité de votre son;
• Équipez-vous d’un casque.

Généralement les outils disposent d’un moyen de tester le son. Pour Zoom, par exemple, un tutoriel explique comment tester l’audio de son équipement.

Soigner l’image

• Évitez d’être assis à contre jour;
• Pensez à un arrière plan neutre;
• Testez votre caméra avec un collègue avant la réunion.

Les aspects comportementaux : facteurs de succès de votre visioconférence

On distingue 2 situations : soit vous participez à une réunion, en tant qu’invité; soit vous en êtes l’organisateur. D’un côté ou de l’autre de l’écran, il y a des pratiques communes et quelques différences.

Participant ou organisateur : les 6 bonnes pratiques

A quoi faut-il veiller lorsqu’on organise une visio ou que l’on y est invité ?

1. Être ponctuel à la réunion ;
2. Veiller à votre bonne présentation générale ;
3. S’abstenir de manger ou boire;
4. Choisir un endroit calme ;
5. Se mettre dans des conditions de concentration;
6. Utiliser le chat privé pour parler à ses collègues et utiliser le chat public à des fins professionnelles uniquement.

En plus, le parfait organisateur va…

• Afficher l’ordre du jour à l’écran ;
• Utiliser une fenêtre de chat privée s’il doit « parler » à une personne à la fois ;
• Encourager la participation ;
• Demander l’autorisation préalable aux participants avant d’enregistrer ;
• Limiter la réunion à 45 minutes maximum.

Et le parfait participant va…

• Lever la main pour prendre la parole ;
• Éviter de faire autre chose en même temps, comme consulter son gsm.

Attention, on vous voit !

Ne vous baladez pas dans votre maison pendant une visio. Cela vous évitera la mésaventure de la Pauvre Jennifer.

La visioconférence : sécurité et respect de la vie privée

Qu’en est-il de la cybersécurité et du respect de la vie privée ? Il semblerait que les outils de visio collectent plus d’informations que vous ne le pensez.

Sécurité et confidentialité

Zoom a notamment été critiqué sur le fait que leur logiciel collecte des données sur votre ordinateur. Ses administrateurs pourraient même se connecter à votre réunion à votre insu. Même si depuis ses révélations, Zoom a rectifié le tir, restez vigilant !

Quelques conseils :

• Fermez un maximum d’applications avant de lancer la visio. En particulier vos applications bancaires.
• Vérifiez que votre caméra soit bien désactivée ou occultée le reste du temps.
• Choisissez un mot de passe unique (ne réutilisez pas d’ancien mots de passe) et fort (Minimum 8 caractères dont 1 chiffre, 1 majuscule, 1 minuscule et 1 caractères spécial) pour vous connecter à votre
• Utilisez à bon escient le partage d’écran, les possibilités d’interaction (chat, annotation de contenu)
• Ne laissez entrer que les personnes préalablement identifiées, sur base de leur adresse courriel par exemple.

Vie privée et webcam

Le principe d’une visioconférence, c’est de se voir. Ceci dit, des circonstances peuvent exiger que la caméra reste inactive. Par exemple, si vous appelez d’un endroit où le respect de la vie privé ou de la confidentialité doit être respecté. C’est le cas si vous êtes dans un lieu public ou dans une entreprise qui ne souhaite pas que l’on voie son site, par exemple.

Vous ne voulez pas de webcam ? Expliquez simplement à vos participants les raisons de couper votre caméra. Tout est question de respect et de communication. Que ce soit entre employeur et employé ou entre client et fournisseur.

Alors, qu’allez-vous apprendre aujourd’hui ?

Alors, la visio, une réunion comme une autre ? Pas tout à fait. On l’a vu. D’ailleurs, il y a fort à parier que vos premières visioconférences vont vous stresser. Mais l’aisance viendra après plusieurs meetings virtuels. Bonnes futures (visio) réunions !