Il y a ceux et celles qui pensent que les réunions ça ne sert à rien, et d’autres qui ont la réunionite aiguë. Certain.e.s s’y ennuient, d’autres les prennent par dessus la jambe. Or, une réunion, c’est la mobilisation de plusieurs personnes pour une durée déterminée. Et ça coûte ! Alors autant qu’elle soit efficace et bien menée.

Avant tout, la conduite de réunion ça se prépare

En tant qu’organisateur.ice et responsable de la conduite de réunion, la première étape consiste à bien se préparer :

• Définir le contenu de la réunion, préparer le déroulé et les documents… Bref, n’y allez pas la fleur au fusil.
• Réfléchir à l’objectif poursuivi. S’agit-il de communiquer une information ? D’arriver à une décision ? De définir les prochaines étapes d’un projets ? De résoudre un problème ?
• Identifier et inviter les bonnes personnes au bon moment. Il ne sert à rien d’inviter tout le temps tout votre service à toutes vos réunions. Par contre, il peut être utile de convier un.e collaborateur.ice clé à un moment opportun pour la réunion qui se déroule.
• Se préparer soi-même : soyez prêts à pratiquer l’écoute active et attentive, prévoyez l’application de quelques techniques d’animation et de conduite de réunion, car votre attitude positive et ouverte rendra vos participant.e.s plus à l’écoute.

La conduite de réunion, pourquoi est-ce difficile ?

La réunion, c’est un mélange hétéroclite de personnes ayant des fonctions, personnalités et… intérêts différents. Et ça peut parfois « coincer ». En conduite de réunion, tout l’art de l’animateur.ice consistera à jongler entre ces composantes, en adoptant le comportement adéquat en fonction des personnes en face de soi. De même, bien que vous ne pouvez pas prévoir à l’avance toutes les situations que vous allez rencontrer, veillez à anticiper les embûches au maximum. Car oui, il y a des sujets délicats et des situations difficiles.

En tant qu’organisateur.ice de réunion, il est intéressant d’utiliser un outil comme la roue de Leary (ou rose de leary) pour « profiler » vos participant.e.s. Ce modèle distingue 8 rôles que peuvent prendre les participant.e.s dans une équipe, face à un projet en général et donc également en réunion. Ces comportements ne sont pas liés forcément à une personne, ils dépendent du contexte, du projet, mais également des rôles que les autres prennent, car nous  avons naturellement tendance à combler les rôles encore non représentés. Par exemple, il y a le profil passif/démissionnaire, le rebelle/provoquant, le participatif/collaborant… Autant savoir à qui on a affaire. Et apprendre à réagir en fonction de ces profils.

Mais ce n’est pas tout, vous devrez aussi et surtout fixer le cadre : veillez à rappeler en début de réunion, sa durée (et nommez une personne « gardien du temps »), les pauses prévues, les prises de parole attendues, les outils (de reporting, par exemple) que vous allez utiliser. Balisez le sujet du jour et précisez les points qui ne seront pas abordés dans cette réunion.

De l’art de bien conduire une réunion

Une bonne conduite de réunion vous demande à la fois des aptitudes d’animation pour faire parler les autres et de participation active puisque vous êtes à la manœuvre.

Animer efficacement

Vous devez pouvoir :

• endosser les différents rôles de l’animation en combinant tantôt une touche de délégation, une pincée d’autorité et un petit grain de facilitation. Le dosage de l’un ou de l’autre sera ajusté en fonction du type de réunion et de son sujet.
• pratiquer des techniques d’animation. Savoir relancer les débats afin que la réunion soit animée, ça s’apprend !
• utiliser les style de leadership :
  • Directif (Slogan : Faîtes ce que je vous dis!) ?
  • Collaboratif (Slogan : Les collaborateurs d’abord)  ?
  • Coach (Slogan : Essayez ça) ?
  • Chef de file (Slogan : Regardez-moi et faites comme moi!) ?
  • Visionnaire (Slogan : Venez avec moi!)?

À vous de choisir la meilleure de ces « casquettes » en fonction des situations.

Participer activement

Un facteur-clé d’une réunion bien menée et efficace sera votre degré d’engagement  en tant que personne organisatrice de la réunion.

Parmi les moyens les plus connus pour participer (et faire participer), il y a l’assertivité et la méthode SBAR (en anglais pour Situation, Background, Assessment, recommendations) utilisée dans les secteurs de la santé et même de l’armée. Cette méthodologie vous aidera à adopter une communication précise, complète et non ambiguë. Un must pour assurer la compréhension par le groupe !

Bien mener tous les types de réunion

Il existe plusieurs types de réunions : cela va de la réunion d’information à la réunion d’échanges, la réunion de résolution de problèmes, la réunion de travail, la réunion de brainstorming voire à la réunion de team building. Elles ont chacune leurs spécificités. Mais elles ont (ou devraient avoir) néanmoins ceci en commun : un objectif très clair et sans équivoque, qu’il conviendra de bien communiquer en amont.

Une conduite de réunion réussie, ça motive les troupes

Quand vos participant.e.s sortent de la salle de réunion avec un sourire, vous savez que vous avez bien mené celle-ci.

Votre conduite de réunion fut constructive si :

1. l’évaluation des participant.e.s lors d’un rapide tour de table final est positive.
2. en reformulant le pourquoi de la réunion et son suivi, chacun.e ressent qu’il ou elle a pu apporter sa contribution à une solution construite ensemble.
3. la participation fut riche et les échanges nombreux.
4. l’objectif est atteint. Le problème a été résolu (en tout ou en partie) avec un plan d’actions. Il y a eu prise de note, un tableau de suivi ( « qui fait quoi pour quand »).

Il n’est pas interdit d’ajouter une note de légèreté pour détendre l’atmosphère. Eh oui, en réunion, on peut même avoir des moments de fou-rires.

Alors, qu’allez-vous apprendre aujourd’hui ?

La formation « conduite de réunion » se déroule sur 2 jours, répartis sur 2 semaines. Pourquoi ? Afin que les participant.e.s aient l’occasion de mettre en pratique ce qu’ils et elles ont appris et surtout de partager des problématiques concrètes.

À l’issue de la formation vous disposerez de conseils et outils applicables à votre prochaine réunion. Les avantages de la formation résident dans les nombreux exercices concrets (mises en situation) et le syllabus qui vous est fourni. Il vous sert pendant le cours et après, comme guide de référence.

Et là dessus, c’est peut être déjà l’heure de votre réunion !