Transformation numérique : pratiques de gouvernance inspirantes
Une approche plus globale, un leadership davantage impliqué, une simplification des processus… Toute transformation numérique bouscule l’ensemble d’une organisation, sa gouvernance et même parfois le cadre légal.
Gouvernance : adopter une vision globale de la transformation
Une transformation numérique dans un pays comme le Canada touche souvent différents niveaux de pouvoir. Directement ou indirectement.
C’est ainsi qu’un changement à un niveau aura des répercussions sur d’autres niveaux décisionnels. Il est donc vital que les initiateurs d’une transformation aient une vue d’ensemble de la portée de leurs décisions.
“En matière de transformation numérique, on ne peut pas se consacrer à un seul morceau.” (D.Caron)
Toute instance de gouvernance, porteuse de changement, doit adopter une approche intégrée et intégrale. L’approche devra être globale puisque la transformation digitale agit sur 2 dimensions.
À savoir :
- L’aspect technologique avec la mise en place de nouveaux outils, programmes, etc. ;
- L’aspect humain puisque de nouveaux comportements sont attendus et de nouvelles compétences requises.
Les enjeux de la transformation numérique
Lorsqu’il est question de transformation numérique, on constate fréquemment que la majorité des efforts est orientée sur la technologie. Or, deux enjeux priment sur l’aspect technologique : la gestion de l’information et la présence active des leaders.
Premier enjeu : le traitement de l’information et de la documentation
La technologie, fait évidemment partie du processus de digitalisation. Mais c’est l’information qui devrait être la préoccupation centrale de toute transformation numérique.
Quelle sera, dans le système transformé, la qualité de l’information? Comment sera-t-elle partagée et pour quels usages ?
De même, est souvent mis de côté l’aspect classement et organisation de cette information dans le cloud. Quels seront les changements par rapport au classement antérieur en format papier ? Or, sans traitement de cet aspect classement, comment savoir où chercher une information, si elle peut être partagée, par qui et comment ? Le traitement de la question de l’information est essentielle pour simplifier l’après-transformation.
Deuxième enjeu : l’implication du leadership
Lors d’une transformation numérique, ce sont plus fréquemment les centres de technologie qui sont consultés. La consultation des leaders organisationnels passe à la trappe. Il arrive même que le leadership soit absent du processus de transformation digitale.
La mise à niveau technologique prend le pas sur la transformation interne : la priorité est donnée à l’implémentation de l’outil. La transformation interne est reléguée à une phase ultérieure. Or, le leadership est indispensable comme sponsor du projet.
De la cohérence dans la gouvernance
En réalité, le leadership doit assurer une cohérence entre les niveaux de pouvoirs. Un manque de cohérence dans la prise de décisions a des répercussions importantes. Il suffit de voir ce que certains pays ont vécu durant la gestion de la crise du covid.
Certes, le manque de cohérence est un phénomène qui existe depuis toujours. Mais, avec la transformation numérique, il faut que les politiques soient encore plus cohérentes entre elles !
Aujourd’hui, cela n’a pas de sens de demander à chaque ministère de développer sa propre stratégie. La stratégie devient davantage globale avec la digitalisation.
“La question à se poser, lors d’une transformation, est de voir si sa propre politique est cohérente avec celle des autres niveaux de pouvoir”. (D.Caron)
Les facteurs de succès d’une transformation numérique
Pour réussir une transformation numérique, il est important d’identifier les facteurs de succès ou les obstacles dans 4 domaines :
- Le politique : le cadre législatif est-il adapté au numérique ? Par exemple, que dit la loi sur la protection des données ?
- L’organisationnel : mon organisation est-elle prête à s’adapter aux changements organisationnels attendus ? Y règne-t-il une culture de collaboration et de transversalité ?
- Le technologique : la mise en place des nouvelles normes et standards d’usage est-elle rendue possible ?
- L’humain : l’implication du personnel est-elle totale dans le processus de transformation ? Fait-on assez participer les collaborateurs à la transformation de l’appareil interne ?
“Le souci n’est pas la résistance au changement mais le fait de ne pas impliquer les gens dès le départ. Quand on implique tout le monde dès le départ, il n’y a pas de résistance.” (D.Caron)
Une gouvernance impliquée et collaborative : 7 règles à connaître
Les instances de gouvernance doivent savoir qu’une transformation numérique implique que :
- Le travail collaboratif entre le service des ressources humaines et les responsables de la transformation numérique est indispensable.
- C’est à la haute direction qu’incombe le suivi et l’investissement dans la transformation numérique. Sans cette implication, le changement ne pourra se déployer.
- L’idéal consiste à démarrer avec des projets de faible envergure dans l’organisation. Et qu’ils soient néanmoins suivis d’en haut.
- Commencer par un projet pilote, petits pas par petits pas, permet d’induire doucement la culture du changement.
- Un projet aura parfois un retentissement en dehors de l’organisation. Il peut impliquer un changement législatif. Une loi est parfois nécessaire pour traiter quelque chose de nouveau mis en avant par la transformation.
- Les nombreuses transformations qui se succèdent dans une administration amènent à une vision d’un travail davantage collaboratif et qui tient mieux compte du retour utilisateur.
- La transition numérique n’amène pas une complexité supplémentaire. Au contraire, elle pousse à une remise en question en vue de simplifier les processus.
À entendre ce haut fonctionnaire, dans le cadre d’une transformation numérique, on peut se poser une question. A savoir, y a t-il une différence entre le Québec et la Belgique, entre le public et le privé ? N’y retrouve-t-on pas partout les mêmes exigences : des pratiques de gouvernance agiles, l’implication des collaborateurs, la gestion d’un projet avec une vue holistique ?
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