Différence entre processus, projet et travail ad-hoc
Un processus, une suite continue d’actions en vue d’un résultat
Selon le Larousse, le processus est “une suite continue d’opérations, d’actions constituant la manière de faire, de fabriquer quelque chose”. Il en va ainsi du processus de fabrication d’une montre waterproof ou du processus de création d’entreprise. On parle aussi de workflow.
Dans l’organisation administrative, un processus (ou process) est défini comme une activité opérationnelle et récurrente relativement illimitée dans le temps.
Un exemple ? Le processus de gestion des plaintes. Un processus qui comporte en effet une série d’actions immuables.
Un processus, cela se gère et cela s’optimise
Bien qu’un processus puisse être relativement défini depuis longtemps, il peut toujours faire l’objet d’une optimisation. L’objectif d’une optimisation d’un processus pourrait être d’apporter un meilleur service à l’usager !
De ce fait, il pourrait, par exemple, y avoir des étapes à optimiser dans le processus de traitement d’une plainte d’un usager.
Il existe des outils et méthodes pour analyser et optimiser les processus. Les plus connues étant le Lean et le 6Sigma.
Ne pas confondre processus et procédure
Une procédure est une succession de tâches à suivre, imposées et non discutables. Par exemple : la procédure d’évacuation du bâtiment en cas d’incendie.
Un projet ? Déjà, c’est limité dans le temps !
La gestation d’un petit humain prend 9 mois pour une femme. Pour diminuer à un mois ce temps de gestation, si on mettait 9 femmes sur ce « projet » ?
Gérer un projet, ce n’est pas aussi simple… Il faut comprendre qu’il faut tenir compte des ressources (souvent limitées), d’un planning, une date de début, une date de fin et certaines étapes incompressibles et interdépendantes.
Un projet vise essentiellement à obtenir un résultat qui se manifeste sous forme d’un élément nouveau.
Un exemple de projet serait l’implémentation d’un nouveau système de visioconférence dans une administration.
Ne pas confondre projet et programme
Le programme est le niveau un cran plus élevé que le projet puisqu’un programme regroupe un ensemble de projets. Exemple : le programme de développement durable de l’ONU.
Les 7 éléments de la gestion d’un projet
La gestion d’un projet se découpe en 7 éléments sur lesquels il va falloir travailler, certains définis, d’autres changeants :
- son coût (le budget)
- son temps (début, fin, durée des étapes)
- sa portée (scope en anglais)
- ses ressources (humaines, techniques, logistiques, matérielles)
- ses risques (il va falloir les identifier et prévoir des plans d’évitement)
- sa qualité (on va viser une solution de base ou beaucoup d’options)
- la communication (autour du projet)
Comme disait Nelson Mandela, “cela semble toujours impossible jusqu’à ce qu’on le fasse”.
Gérer un projet n’est pas un jeu d’enfant. Heureusement il existe des outils qui permettent de structurer les livrables, la planification, la consommation des ressources (comme Organigramme, Gantt, etc.).
La réussite d’un projet, focus sur 4 points clés
Les éléments clés qui contribuent à la réussite d’un projet sont certainement :
- la communication : un élément qui est souvent négligé. Or, pour donner une visibilité à votre projet et se donner les chances de fédérer, la communication est essentielle.
- la préparation : elle peut sembler être une perte de temps, mais comme le disait Abraham Lincoln : « Si j’ai six heures pour couper un arbre, j’en prends 5 pour affûter ma hache ! ». La préparation du projet permet de gagner du temps dans la phase de réalisation.
- bien planifier, pas évident… et puis, en cours de projet, s’adapter aux changements qui bousculent le planning.
- être réaliste. Rappelez vous l’exemple du bébé ! Il y a des étapes incompressibles.
Le travail ad-hoc, une réponse ponctuelle à un besoin spécifique
Après le processus, les projets, vous pouvez être amené.e à travailler dans le cadre d’un travail ad-hoc.
Un travail ad-hoc est une tâche qui ne fait pas partie de votre activité habituelle, de votre travail au jour le jour, mais qui s’ajoute à votre travail de par votre compétence ou fonction. Ce travail peut être nécessaire dans le cadre d’un projet de votre organisation.
Un exemple ? Vous êtes assistant.e de direction et on vous demande, dans le cadre du projet changement de solution de téléphonie pour le passage de la ligne téléphonique classique vers le VOIP (téléphonie par Internet), de donner la formation nécessaire à son utilisation.
Petit exercice (simple) pour voir si vous avez bien compris
Pour chacune des 5 tâches décrites dans le quizz ci-dessous, indiquez s’il s’agit d’un processus, d’un projet, d’une procédure, d’un programme ou d’un travail ad hoc.
L’EAP vous forme aux bonnes pratiques pour vos processus
Votre avez reçu la mission de modéliser, simplifier, optimiser des processus ? Vous êtes amené à piloter et gérer directement des processus ?
Pour y parvenir, vous aurez besoin de bases solides : une terminologie et aussi une méthodologie de gestion des processus, toutes deux expliqués dans un module général de 3 jours.
En tant que manager, il vous sera également possible de suivre un module spécifique d’un jour supplémentaire afin de vous apprendre à mieux soutenir ces projets spécifiques.
Enfin, une journée complémentaire est prévue pour les collaborateurs du SPW et ceux du MFWB pour s’adapter aux spécificités de ces deux administrations.
Et pour bien gérer vos projets, l’EAP vous prépare
Vous devez mettre en place un projet de A à Z ? L’EAP vous forme aux différentes étapes.
Les formations sont axées sur des “mises en situation pratiques” afin de vous aider très concrètement sur vos projets actuels ou futurs.
D’abord, une journée d’introduction à la gestion de projets vous initie à la pratique, si vous êtes amené(e) à participer à différents projets et que vous ne disposez pas de connaissances en la matière.
Un module de 3 jours en gestion de projet vous est ensuite proposé pour approfondir vos connaissances, suivi par une journée dédiée aux outils propres du MFWB et du SPW.
Une formation supplémentaire d’un jour peut compléter ce programme, celle qui vous apprend à mieux conduire vos réunions de gestion de projets. Pour des réunions de projet efficaces !
Alors, qu’allez-vous apprendre aujourd’hui ?
Voulez-vous vous améliorer en gestion de processus ou de projets ? Entre les deux, votre cœur balance ? En parcourant le contenu des formations “processus” ou “projet”, vous identifierez plus clairement quel est votre besoin actuel.
