Formation initiale : l’onboarding à distance, vu par l’EAP
On n’a qu’une seule occasion de faire une bonne première impression. Cela vaut pour tout candidat et toute candidate à un emploi, mais aussi pour tout employeur. D’où l’importance de ne pas rater le processus d’intégration, ou onboarding, de nouveaux ou nouvelles collègues. Comment cela se passe-t-il ? On vous dit tout.
Une journée d’onboarding, à quoi ça sert ?
Recruter est un processus qui prend du temps et mobilise de nombreuses ressources. Alors, autant éviter qu’un nouveau ou une nouvelle collègue ne donne sa démission dans les premières semaines.
Or, les chiffres sont là : 4% des nouveaux collaborateurs/nouvelles collaboratrices quittent leur emploi après un premier jour de travail désastreux, 21% la première semaine, 32% le premier mois. D’où l’importance de soigner l’intégration dès le début.
Une bonne intégration doit faciliter la phase d’acclimatation. Elle comporte une formation pour assimiler le jargon, les acronymes, les procédures et pratiques en vigueur, comprendre qui fait quoi, etc.
Or, il y a des pratiques communes à toute l’administration publique. D’où un jour cette question : et si l’EAP mettait en place le programme d’intégration des nouveaux agents et nouvelles agentes avec ses clients ? Une idée qui a fait son chemin pour aboutir à la création d’une « journée de formation initiale ».
Des contenus universels et utiles pour tous
Prenons par exemple la journée à distance que l’EAP organise pour le SPW : elle s’adresse à tout nouveau membre du personnel – statutaire ou contractuel – et s’intègre dans le trajet d’accueil de l’organisation. Chaque groupe de formation initiale se composant de niveaux et de métiers différents, l’EAP a développé un parcours sur-mesure : il intègre tout ce que devrait savoir un nouvel entrant en début de parcours dans la fonction publique, quel que soit son background.
Le programme a donc été décliné en 6 thématiques essentielles :
- Le fédéralisme
- Le droit administratif
- Les marchés Publics
- Les finances publiques
- Le RGPD
- La déontologie
Ces thématiques sont présentées par des formateurs et formatrices internes qui travaillent pour l’administration publique. Chaque présentation dure entre 15 et 90 minutes, en fonction des sujets. Les méthodes pédagogiques utilisées lors de cette journée visent à rendre agréables et dynamiques des contenus parfois complexes.
Les formateurs et formatrices utilisent notamment :
- des supports interactifs (sur Prezi) ;
- des séquences filmées d’interviews de fonctionnaires en place ;
- des quiz en direct.
Une journée de formation initiale : 3 objectifs clés
Les objectifs derrière la mise en place d’une journée de formation initiale étaient de :
- présenter les grands piliers de la fonction publique (autant savoir où on met les pieds) ;
- découvrir les diverses possibilités de formation (autant découvrir comment accroître ses compétences) ;
- créer du lien entre les nouvelles recrues de l’administration (autant développer son réseau de contacts dès le départ parmi les autres départements).
Le troisième objectif n’est pas des moindres : à côté de la transmission des contenus spécifiques à la fonction publique, encourager les interactions est indispensable dans une politique d’onboarding efficace. Les relations ainsi créées se révéleront des ressources très utiles en cas de question ou de problème. C’est pourquoi cette journée se veut aussi instructive que conviviale.
Onboarding à distance, c’est possible ?
La pandémie du COVID-19 a rendu complexe la question de l’intégration. Or, plus que jamais, c’est une période où il faut soigner l’accueil des nouvelles recrues. C’est pourquoi, l’EAP a digitalisé ses modules d’onboarding début 2021. Au programme : des classes virtuelles, un escape game, des e-learnings, des capsules vidéos de présentation, des quiz et un point de contact avec les formateurs et formatrices pour répondre aux questions spécifiques ! Vu le succès rencontré et la flexibilité de la formule, l’EAP (et ses clients) plébiscite désormais la modalité “à distance” pour organiser cette journée d’onboarding, axée sur la transmission des fondamentaux de la fonction publique.
Le programme testé, augmenté et digitalisé !
Le baptême du feu de la « journée de formation initiale » remonte à la fin 2019. Depuis, de nombreuses sessions d’onboarding – en présentiel et à distance – se sont déroulées. Elles ont permis de récolter des retours positifs dont voici un échantillon :
L’idée de cette journée est super intéressante ! Un jour me paraît même trop court !
J’ai beaucoup apprécié les quizz en fin de présentation pour rappeler les points essentiels.
C’est toujours une joie de retrouver les membres de son groupe et de pouvoir partager nos expériences de “nouveaux”.
Merci pour la volonté de mettre de l’humour et de la légèreté dans cette journée !
Pour améliorer cette journée, nous avons donc adapté notre formule en tenant compte des avis des participants et participantes. Cela fait partie du processus d’amélioration continue EAP, comme nous l’évoquions dans notre webinaire sur l’e-learning : nous accordons une grande importance, lors de l’élaboration d’une formation, à la phase de test et à la boucle de rétroactions. À nos yeux, une formation n’est jamais figée, ni dans le fond ni dans la forme.
Alors, qu’allez-vous apprendre aujourd’hui ?
À voir comment les nouvelles recrues sont accueillies, cela ne vous donne-t-il pas envie de (re)vivre votre premier jour ? À défaut de remonter dans le temps, découvrez les contenus de formation du pack d’onboarding à distance offert à tous les nouveaux agents pour leur transmettre les fondamentaux de la fonction publique. Pour plus d’informations sur cette journée ou pour l’intégrer dans votre trajet d’accueil de vos nouveaux collaborateurs, prenez contact avec l’équipe EAP.
