Office 365 : l’administration en route vers le travail collaboratif
Le grand argument de vente d’Office 365 est de fournir au monde professionnel tous les outils utiles au travail collaboratif et à distance. Concrètement, il s’agit surtout d’une nouvelle façon de travailler. Plus efficace en définitive. Prêt.e pour ce changement ?
Office 365, un outil collaboratif pour quoi faire ?
Le principe de base d’Office 365 est la centralisation des logiciels et des documents dans un Cloud. Les logiciels et documents ne sont donc plus stockés sur vos ordinateurs ou serveurs. On évite donc les risques de panne, d’intrusion ou de mauvaise synchronisation, autant d’expériences, malheureuses, que vous avez sans doute vécues.
L’atout principal de cet outil collaboratif est le partage de documents. Plusieurs collaborateurs et collaboratrices peuvent travailler à plusieurs sur un même fichier, soit en simultané soit l’un.e après l’autre. On oublie le temps maudit de l’envoi par mail de fichiers et le travail sur plusieurs versions en parallèle entre collègues. Et après, on ne sait plus qui a fait quoi et quelle est la dernière version. Cela vous parle ?
On ne va pas vous faire la publicité d’Office 365, de très bons articles existent sur le sujet. On va plutôt vous donner un aperçu de son utilité pour vous. Vous comprendrez rapidement pourquoi cette solution digitale a été adoptée par nos administrations.
L’administration collaborative au service de la simplification et de l’efficacité
Quand « tout est dans le Cloud », en plus de permettre le travail collaboratif, vous profitez de la synchronisation en temps réel et d’une sécurisation accrue.
La synchronisation, quel gain de temps !
- Les logiciels utilisés (Word, Excel, Powerpoint, Access, Outlook) sont mis à jour en temps réel. Fini de disposer d’une version complètement dépassée et des incompatibilités qui en découlent comme des extensions de fichier différentes qui rendent impossible d’ouvrir des documents.
- Au niveau des documents : la synchronisation des mises à jour, les vôtres ou celles de vos collègues, se déroule également en temps réel.
La sécurisation accrue, ça rassure
- Les documents sont sauvegardés en dehors de votre PC : Vos documents sont sur un Cloud, donc vous y accédez de partout. Il vous faut juste un accès à Internet. Mais surtout, vous ne craignez plus de tout perdre en cas de crash de votre ordinateur.
- Les droits d’accès sont dans vos mains : vous décidez qui a accès à quel fichier ou répertoire et ce que chacun.e peut y faire. Vous pouvez, par exemple, donner accès à Denis en lecture seule, à Elisabeth en lecture et ajouts de commentaires mais seule Audrey a les droits de modification. Et vous voyez en direct qui est en cours de travail sur votre document.
Tous ces avantages vont dans le sens d’une simplification de votre travail individuel ou collaboratif tout en gagnant en efficacité et agilité.
À qui profite une administration collaborative ?
Pour les collaborateurs et collaboratrices de l’administration, le travail collaboratif apporte de nouveaux bénéfices:
- L’accès à distance : les réunions à distance, le télétravail ou le travail dans un bureau décentralisé sont rendus possibles.
- L’accès aux documents partagés : vous pouvez travailler en mode collaboratif sur un fichier, retrouver une ancienne version ou un document archivé et être autonome en l’absence d’un.e collègue. En principe, une gestion centralisée et collaborative veut dire que chacun.e peut être le back-up de ses collègues.
- Des plateformes de travail collaboratif dédiées par projet ou équipes ou pour toute une organisation : vous organisez votre hiérarchisation de l’information et retrouvez rapidement les documents utiles.
- La mise en ligne vers le public d’informations et documents, automatiquement mis à jour : cela signifie moins de tâches répétitives sans valeur ajoutée pour les agents concernés.
La simplification et l’efficacité, encore et toujours, restent en ligne de mire de cette évolution.
Les 2 facteurs de succès d’une administration collaborative
Comme tout projet de changement, la digitalisation de l’administration avec l’introduction d’Office 365 sera réussie si 2 éléments clés sont présents :
- La formation : les futurs utilisateurs et utilisatrices ont besoin de connaître les fonctionnalités pour une utilisation efficace de ce nouvel outil.
- La place pour le changement culturel : être formés aux aspects techniques, c’est un premier pas. Ensuite l’appropriation et l’acceptation de chacun.e au travail collaboratif doit prendre place. Les projets vont se gérer autrement, la communication également, chacun.e va devoir adapter sa méthode de travail. On peut assister à un vrai tsunami dans la façon de travailler de certaines personnes ou équipes.
Se former aux logiciels bureautiques sous Office 365
L’EAP, dans sa mission d’offrir de la formation continue à son public, a donc adapté les formations bureautiques à l’arrivée d’Office 365.
Vous verrez que les formations bureautiques du catalogue de l’EAP, en Word, Excel, Powerpoint, Access et Outlook sont étalées sur plusieurs jours. Il faut bien ça pour vous apprendre les nouveautés, les fonctions les plus avancées et répondre aux problèmes concrets de votre travail quotidien.
Apprendre un raccourci, découvrir une nouvelle fonction, quel gain de temps ! Et puis, même si vous pensiez tout connaître de ces logiciels, vous verrez qu’il y a toujours des subtilités inexploitées. On en apprend tous les jours.
Alors, qu’allez-vous apprendre aujourd’hui ?
L’EAP organise des formations en bureautique en Word, Excel, Powerpoint, Access et Outlook. Choisissez les modules 2016, ce sont les plus proches de la version Office 365. Inscrivez-vous pour mettre à jour vos connaissances ou découvrir les fonctionnalités de ces logiciels.
