Gestion agile d’équipe : c’est (plus) facile avec le Kanban !
Inspiré par l’expérience de constructeurs automobiles, le Kanban est un système visuel de gestion du flux des tâches gérées par une équipe de travail. Adapté à la culture agile, découvrez ses principes et avantages.
Le Kanban, un outil pragmatique
Le changement, c’est tout le temps ! Mais alors, comment atteindre ses objectifs et concrétiser des projets dans un contexte évolutif permanent ? Voilà la question que vous vous posez souvent en tant que gestionnaire d’équipe(s), petite(s) ou grandes(s). L’idéal serait un tableau sur lequel pouvoir placer et déplacer les livrables et les étapes pour y parvenir. Bonne nouvelle, ça existe : c’est le Kanban !
Mais qu’est-ce donc ce fameux Kanban ? Kanban est un mot japonais composé de 2 concepts : kan (visuel) et ban (carte ou tableau).
En pratique, un kanban comprend :
- un tableau
- trois colonnes sur le tableau, portant ces titres « en attente de production », « en production » et « produit »
- des cartes, représentant les tâches, posées dans les différentes colonnes
- des couleurs ou étiquettes qualifiant les tâches : une couleur par projet, thème, sous-thème, degré d’urgence, type de tâche…
L’ensemble du tableau donne alors une vision claire du mouvement du processus de « production » et des avancées engrangées.
Le Kanban, en mode digital
Dans certaines organisations ou administrations du secteur public, le Kanban se décline sous la forme d’un tableau physique, avec des fiches ou des post-its sur lesquels figurent les tâches placées dans les différentes colonnes. Les membres de l’équipe bougent ces fiches au gré de la journée et des avancées réalisées.
Et comme tout se digitalise, il existe des outils en ligne tels que Trello ou kanbanflow, par exemple, pour conceptualiser sur l’écran un « tableau de post-its ». L’utilisation de couleurs et d’étiquettes personnalisables facilite la classification entre tous les projets, les types de tâches, etc. Chacun.e peut personnaliser son propre Kanban selon sa logique ou celle de l’équipe avec laquelle il/elle collabore.
En un coup d’œil, le/la gestionnaire d’équipe visualise :
- un flux de tâches à court-terme (+- 2semaines). Des exemples ? Définir le design du rapport annuel d’activités, mettre en page le texte approuvé, faire relire le rapport, produire la version finale, le publier sur le site web, etc. C’est le rôle de l’équipe projet de découper la tâche principale en sous-tâches.
- le statut des tâches. Généralement, on trouve des statuts comme “à planifier”, “en cours”, “en test”, “en validation”, “terminé”. De nouveau, il incombe au responsable de l’équipe de définir les différents statuts dont il a besoin pour suivre l’avancement et les réalisations.
- les étiquettes de cartes. Pour se faciliter la vie, il est judicieux de prévoir une classification pour étiqueter ses tâches. De nouveau, le choix des codes couleur appartient au gestionnaire d’équipe. Par exemple, il choisit rouge pour “urgent” et vert pour “prêt”, noir pour le projet “formation” et bleu pour le projet “déménagement”. Une tâche peut donc avoir plusieurs étiquettes (rouge car “urgente” et noire car concerne le projet “formation”).
La gestion d’équipe avec le Kanban : 4 principes clés
Le mouvement agile vise à rendre l’organisation moins bureaucratique et plus innovante. L’objectif est de montrer rapidement des résultats concrets aux bénéficiaires. Dans le secteur public, cette méthode est donc particulièrement adaptée à tous les projets liés à l’orientation usager et la modernisation des administrations. Pourquoi ? Parce que ces projets doivent engendrer une dynamique positive d’émulation et susciter l’innovation (des PoC comme on dit dans le jargon).
Revenons à notre outil Kanban. Concrètement, il s’agit une approche de management visuel qui vise l’amélioration continue des processus de production. Il assure une meilleure collaboration et une communication en temps réel de l’information concernant les tâches à exécuter.
Les 4 principes qui sous-tendent le Kanban sont :
- Commencer par ce qu’on est en train de faire : identifier en premier lieu les optimisations possibles dans le fonctionnement actuel.
- Convenir d’apporter des changements progressifs : pas de révolution ! Mais des évolutions qui rencontreront plus facilement l’adhésion de l’équipe que les changements brutaux.
- Respecter les rôles et les responsabilités en place : sécuriser chacun.e dans son rôle permet de fortement diminuer la crainte générée par le changement.
- Encourager les actes de leadership à tous les niveaux de l’organisation : chacun peut proposer des solutions au plus proche de la réalité de terrain et les mettre en oeuvre dans un but d’amélioration continue.
Finalement, l’objectif principal du Kanban est de travailler plus vite mais surtout de travailler mieux grâce à l’amélioration continue qu’il suscite !
La gestion d’équipe avec le Kanban : 9 avantages
Le Kanban est une approche simple et pratique, au service de tout gestionnaire d’équipe(s).
Cette approche offre 9 bénéfices. Elle permet de :
- visualiser le flux de travail (workflow)
- limiter le nombre de tâches en cours pour encourager la culture du « terminé », excellente pour le moral des troupes
- faciliter la gestion du déroulement du travail
- assurer une meilleure collaboration
- définir des règles d’organisation et de suivi connues de tou.te.s
- délivrer une meilleure communication en temps réel
- réaliser une bonne circulation de l’information concernant les tâches à exécuter
- rendre vos équipes encore plus agiles et motivées
- proposer des actions d’amélioration
Kanban et méthode agile : une compatibilité totale
Ce qui sous-tend la méthode Kanban est clairement une culture agile de gestion des tâches. Tout bouge et tout peut bouger. Chaque tâche qui bouge fera bouger d’autres tâches interdépendantes.
On rappelle ce qu’est une culture agile.
La culture agile apporte une valeur ajoutée
Qu’est ce qui définit un état d’esprit agile ? C’est une prédisposition qui lutte contre la planification rigide et pousse à trouver des solutions innovantes en cas de problème.
Être agile, cela implique de :
- faire preuve de créativité pour trouver des solutions inédites ;
- remettre souvent en question les actions ou procédés.
Cela va sans dire, ce mode de gestion agile est donc, par nature, source de grande valeur ajoutée. Mais, être un moteur du changement ne suffit pas. Il faudra aussi accompagner toutes les parties prenantes, y compris les membres de son équipe, pour s’assurer de leur adhésion : communiquer (3x), écouter, échanger, développer la confiance, convaincre, gérer, prioriser, décider, etc. Autant de compétences managériales, relationnelles et techniques qui impliquent de réfléchir, en amont, à une stratégie de formation évolutive. Cette étape, bien que stratégique, est souvent négligée. Or, elle constitue le poumon de la culture agile et de l’innovation sur le long terme.
Le Kanban au MFWB
Le 5 février 2020, à l’occasion d’un midi du numérique, Olivier Schneider et Vincent Toubeau du centre d’expertise du numérique (CEN) du MFWB ont partagé leur expérience de l’utilisation du Kanban.
Leur présentation, disponible sur Youtube, est plus que complète. En voici quelques punchlines :
- le tableau Kanban n’est pas figé. On y ajoute des colonnes si le besoin s’en fait sentir ;
- au fil du temps, on apprend quelles sont nos propres limites en terme d’absorption de tâches (par jour, par mois…) ;
- il faut découper un projet consistant en sous-tâches. Par exemple, se créer une tâche nommée « refaire le site Internet » n’a pas de sens. C’est un projet en soi à découper en sous-tâches, à planifier au jour le jour ;
- il est possible de se créer des tâches personnelles et des tâches à partager en équipe ;
- On retire une énorme satisfaction de voir la colonne des « tâches terminées » grandir en fin de journée ou de semaine.
Le truc en plus ? Utiliser un outil comme le Pomodoro pour alterner les périodes de travail et les périodes de repos tout au long de la journée.
Quelles conclusions tirent les conférenciers après des années d’utilisation ? Le Kanban (couplé au Pomodoro) apporte une meilleure gestion du temps, un gain de temps et un gain de concentration. Cela donne envie !
Le Kanban, ça marche pour toutes les tâches ?
Le Kanban facilite la gestion de tâches complexes avec beaucoup d’intervenant.e.s. Le découpage en sous-tâches, leur étiquetage, le classement en étapes d’avancement, sont autant d’actions qui facilitent leur gestion.
Un Kanban s’avère également utile (et commencez par ceux-là) pour des petits projets. Il suffit d’adapter les outils pour une gestion plus légère : moins de tâches, d’étapes et de couleurs !
Comme l’explique justement Oliver Schneider, directeur général adjoint au MFBW, vous pouvez aussi utiliser le Kanban pour votre vie privée. Un Kanban en mode digital, c’est moins de post-its étalés sur votre plan de travail ou votre frigo. Mais surtout, ce sont des post-its classés dans les bonnes colonnes : à planifier, à faire aujourd’hui, à déléguer et…fait !
Alors, qu’allez-vous apprendre aujourd’hui ?
Être bien formé à la gestion d’équipe est un préalable avant d’appliquer une méthode de gestion visuelle telle que le Kanban. Cela tombe bien, il nous reste des places pour notre formation en « Gestion d’une équipe de travail« , offerte à distance et en présentiel. De quoi vous donner toutes les cartes pour atteindre vos objectifs.
