La gestion du temps devient un outil de management

La gestion du temps en entreprise ou dans les administrations, c’est en fait la gestion des temps. Un partage des tâches et une planification des ressources qui optimisent les moyens humains en présence. Le tout pour répondre aux objectifs légitimes de productivité et de rentabilité, dans le respect des lois. Un outil de management qu’aucun dirigeant ne peut se permettre d’ignorer.

Auparavant cantonnée aux équipes RH, la gestion du temps s’enracine désormais dans des objectifs managériaux et sociaux. L’organisation et la répartition des activités offrent en fait à l’employé une plus grande souplesse. Cette flexibilité dans l’aménagement de son temps de travail renforce son implication, son engagement et sa fidélité. Parce qu’il sait que ses attentes sont entendues, le/la collaborat.eur.rice est plus motivé.

On estime qu’une gestion du temps de travail efficace peut faire gagner jusqu’à 1 heure par jour. Comment ? En développant de nouveaux réflexes : trier, classer, hiérarchiser et puis planifier.

Les bénéfices de la gestion du temps

Pour les collaborateurs

Pour le/la collaborateur.rice, une meilleure gestion du temps est avant tout synonyme d’une plus grande satisfaction professionnelle. Respecter les délais et atteindre les objectifs fixés procure un sentiment positif de devoir accompli, mais permet aussi de mieux démontrer sa valeur, de renforcer sa position au sein d’une équipe.

Enfin, faire plus dans un même laps de temps est possible si l’on réduit les tâches improductives. La priorisation est un autre facteur important du bien-être au travail, puisqu’elle permet de redonner du sens à ses missions.

Pour les RH et managers

Pour les RH, la gestion du temps dépasse depuis longtemps une tâche purement administrative. Aujourd’hui, elle permet de contrôler le temps passé sur une tâche et de le mettre en parallèle des ressources mobilisées. En suivant l’avancement des tâches, l’entreprise ou l’administration maîtrise mieux les coûts et le pilotage des projets.

Une gestion du temps diminue le stress et par conséquent, augmente le bien-être au travail. Elle permet de reconnaître les mécanismes qui garantissent un juste équilibre entre vie sociale, professionnelle, familiale et personnelle. Elle prévient les conflits entre l’employeur et les salariés. Enfin, elle garantit l’affectation pertinente des collaborateurs et de forces de travail en fonction des besoins à un moment donné et des prévisions.

Les outils de gestion du temps ont le vent en poupe

Évidemment, la gestion du temps de travail ne s’improvise pas. Elle repose sur des outils et méthodes qui assurent l’équité entre les collaborateurs sur le long terme. Quels outils peuvent aider les RH et leurs équipes à une juste répartition des horaires, des activités pénibles ou des heures supplémentaires ?

• Un diagnostic de chaque collaborateur quant à la gestion de son temps de travail : tendance à la pré-crastination vs procrastination, sous-évaluation ou sur-évaluation du temps nécessaire pour réaliser une tâche, tendance au multi-tasking, tendance à se fixer ou non des délais, tendance à déléguer ou pas, etc.
• Une matrice de priorisation qui distingue l’urgent de l’important et permet de consacrer son temps d’abord aux tâches à haute valeur ajoutée.
• Une to-do list, complétée d’une not to-do list des choses à ne pas faire pour rester concentré.
• Un caban personnel, une méthode d’organisation visuelle qui sépare le processus de réalisation en 4 colonnes : les tâches « à faire », « en cours », « à suivre » et « terminées ».
• Une formation des équipes à l’optimisation et à la gestion du temps de travail.

Se former à la gestion du temps : tout le monde y gagne

On le comprend, la gestion du temps, ce n’est pas travailler plus, mais travailler mieux. Pour les personnels administratifs, l’EAP propose deux journées de formation « d’optimisation du temps de travail pour gagner en efficacité ». Le cursus s’intéresse aux sources de non performance, aux mécanismes qui permettent de lutter contre une mauvaise gestion du temps de travail et aux outils d’organisation des ressources.

1. Les interruptions : identifier les dommages causés par les interruptions et la désorganisation.
2. Les voleurs de temps : définir les causes qui ralentissent le travail (téléphone, e-mail, bavardage mais aussi réunion mal organisée ou désordre dans les dossiers).
3. Les relations conflictuelles : apprendre à dire non, gérer les conflits dans les priorités, actions correctrices, la drogue de l’urgence, etc.
4. Les objectifs de travail : apprendre à gérer un service comme un projet, en formulant les différents objectifs de travail et les responsabilités de chacun.
5. La planification des plans d’actions : gérer la productivité en planifiant une liste de tâches, les ressources financières, humaines et matérielles.

Alors, qu’allez-vous apprendre aujourd’hui ?

Cette formation s’adresse à tous les membres des administrations SPW, MFWB et OIP. Consultez notre catalogue des formations pour connaître les prochaines sessions organisées.